Svea Ekonomis policyskola del 3

En policy är en avsiktsförklaring eller riktlinje och syftet är att företaget ska nå sina mål på ett säkert sätt, det vill säga undvika att medarbetare eller chefer begår misstag. Policyn ger arbetsro och minskar konflikter vilket på sikt ger företaget en mer stabil ekonomi.

Du som missade de tidigare delarna hittar dem här; del 1 Kreditpolicy och del 2 Leverantörspolicy.

Riskpolicy - så minimerar du riskerna i företaget

Med en klok och genomarbetad riskpolicy försäkrar du dig om att ditt företag kan hantera svårigheter som inträffar, till exempel om en stor kund inte kan betala eller om du mister en kund på grund av politiska beslut.

– En riskpolicy ska genomlysa vilka olika risker som finns i företaget. Policyn kan skilja sig från företag till företag, och det viktiga är att ägare, styrelse och ledning är medvetna om vilka interna och externa risker som kan påverka verksamheten, säger Gillis Wener, expert på Svea Ekonomi.

Precis som i fallet med kreditpolicyn och leverantörspolicyn är en riskpolicy ett dokument där man har skrivit ner vad som ska gälla i en rad olika moment och vem på företaget som har ansvaret för respektive moment. Finns ingen ansvarig namngiven är risken stor att policyn glöms bort. Glöm inte att ange hur ofta riskpolicyn ska uppdateras.

En riskpolicy bestäms normalt av styrelsen och kommuniceras till ekonomiavdelningen och eventuellt kreditchefen. Men det är viktigt att alla på företaget är medvetna om att den finns.

Vad ska det då stå i policydokumentet om företagets identifierade risker? 

Fyra punkter som ska ingå i en riskpolicy

1. Budgeterade kreditförluster

För att få en rättvis budget och ett korrekt utfall, bör alla företag budgetera för kreditförluster. Det är ett riktmärke som visar hur stora affärsrisker man bör ta när det gäller att ge kunder kredit. Den budgeterade kreditförlusten vävs in i kreditpolicyn.

– Företaget måste ha full kontroll på vilka kreditförluster man är beredd att ta och kostnaden för detta måste finnas med i budgeten och resultaträkningen, säger Gillis Wener.

2. Riskavtäckning

I riskpolicyn bör företaget även ha med hur man ska riskavtäcka sig (det vill säga skydda sig) för de budgeterade kundförluster som man inte vill ta i de egna böckerna. Om företaget inte budgeterar för kundförluster, är det klokt att ha en annan typ av riskavtäckning, till exempel en försäkring, som kan kostnadsföras i budgeten också.

Här är tre sätt att riskavtäcka kunderna.

2.1 Kreditförsäkring

Kreditförsäkring är ett relativt vanligt sätt. Kostnaden ligger på 0,15–0,30 procent av den omsättning som ska riskavtäckas. I de flesta fall debiterar kreditförsäkringsbolaget en minimumpremie som skiljer sig lite från leverantör till leverantör. Den är oftast baserad på den förväntade omsättning som ska kreditförsäkras. En minimumpremie kan enkelt läggas med i budgeten som en kostnad för företaget. I de flesta fall har försäkringstagaren även en självrisk på 10 procent av den eventuella kundförlusten. Det innebär att om man har försäkrat en fordran på 100 000 kronor exklusive moms, betalar kreditförsäkringsbolaget ut 90 000 kronor i skadeersättning.

2.2 Remburser, garantier eller Letter of credit

Remburser, garantier och Letter of credit är andra sätt att skydda dig. Bankerna erbjuder dessa tjänster, men det är ganska dyrt. Kostnaden ligger på några procent av det värde som ska riskavtäckas. Dessutom krävs en hel del pappersarbete av företaget. Många upplever att det är administrativt tungt att arbeta med dessa typer av riskavtäckningsprodukter.

2.3 Förskottsbetalning

Förskott är egentligen det bästa sättet att täcka av risken. Då får du betalt innan leveransen av varan eller tjänsten har skett. Även här krävs en del administration för att ha kontroll över flödet.

Det kan ju hända att en konkurrent erbjuder sig att leverera mot betalning på 30 dagar, vilket minskar dina möjligheter att göra affärer. Det är ett affärsmässigt beslut du måste fatta.

3. förändringar i lagar och förordningar

Företagsledningen måste även vara beredd på förändringar i inhemska lagar och förordningar, eller lagar och förordningar som kommer från EU, som kan påverka bolaget. Här följer några exempel på förändringar som har haft stor påverkan de senaste åren:

3.1 GDPR

General Data Protection Regulation, en europeisk förordning med syfte att stärka och harmonisera skyddet för fysiska personer inom EU vid hantering av personuppgifter. GDPR har varit kostsamt för många företag och statliga verk.

3.2 Lagen vid telefonförsäljning

Lagen vid telefonförsäljning har uppdaterats, med innebörden att konsumentskyddet har stärkts vid telefonförsäljning genom att konsumenten skriftligen måste godkänna beställningen eller avtalet.

3.3 Elektronisk fakturering

Företagare kommer även att påverkas när det nya EU-direktivet gällande elektronisk fakturering inom offentliga sektorn börjar gälla i april 2019. Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem. Det nya registret heter Peppol, och där kommer alla offentliga organisationer att finnas med, liksom övriga bolag som kan ta emot e-fakturor i den nya standarden.

4. Omvärldsrisker

Politiker som president Donald Trump i USA påverkar hur övriga världen kan göra affärer med USA, vilket självklart även berör många svenska företag. Gör en analys över om, och i så fall hur, just ditt företag kan påverkas. Andra beslut som kan ha stor betydelse för enskilda företags försäljning är exempelvis brexit, som gör det svårare och dyrare att leverera varor och tjänster till Storbritannien, då bland annat tullavgifter införs.

Många olika omvärldsrisker kan alltså påverka enskilda svenska företag. Det gäller att följa med i branschtidningar och andra väsentliga nyhetsbrev.