Svea Ekonomis Policyskola del 1

Vad är egentligen en policy, och varför ska man ha den, undrar du kanske. Svaret är: en policy är en avsiktsförklaring eller riktlinje och syftet är att företaget ska nå sina mål på ett säkert sätt, det vill säga undvika att medarbetare eller chefer begår misstag. På vanlig svenska: Så här gör vi, och alla på firman gör likadant.

I höstens policyskola ska vi gå igenom tre olika policys; Kreditpolicy, Leverantörspolicy och Riskpolicy.

Och nu drar vi igång med del 1 - Kreditpolicyn. Häng med! 

Kreditpolicy - ger säkrare och mer lönsamma affärer

Ju bättre riktlinjer för hur, när och varför företaget ger sina kunder krediter, desto lägre blir kundförlusterna. Det beror på att en korrekt upprättad kreditpolicy ger dig kännedom om dina kunder. Ju mer du vet, desto mindre risk är det att du inte får betalt.

–      Det är inte ovanligt att en företagare får in en stor order en fredag eftermiddag, och gör allt för att leverera. Men man tänker inte på att kolla upp kunden och bedöma chansen att få betalt när leveransen väl är gjord, säger Stefan Ericson, ansvarig för affärsutbildning på Svea Ekonomi.

Rent konkret är Kreditpolicyn ett dokument där man har skrivit ner vad som ska gälla i en rad olika moment och vem på företaget som har ansvaret för de olika momenten.

–      Om man glömmer att ange vem som har ansvaret är risken stor att policydokumentet inte följs, säger Stefan Ericson.

Vad ska det då stå i policydokumentet? När det gäller krediter kan man dela in det som behöver täckas upp i fyra kategorier:

1. Känn din kund

Lägg fast hur en kund ska kontrolleras, vilka kreditupplysningar och referenser som ska tas och hur ofta. Bestäm också när leveranser till kunden eventuellt ska stoppas, när krediter ska stoppas och vem på företaget som har ansvaret för att detta görs. Ange också vem som får bestämma om avsteg från policyn får göras.

– Bland det viktigaste att slå fast är vilket mandat säljarna ska ha att förhandla villkor med kunden. De är ju de som oftast träffar kunderna och behöver veta vilka gränser som gäller, säger Stefan Ericson.

Anteckna i dokumentet också vilka kunder som är dåliga betalare och vilka andra på företaget som ska få veta det. All information behöver inte delas av alla medarbetare på företaget.

Exempel: Om du skulle leverera till en kund du inte känner och som visar sig inte betala, uppstår en kundförlust. En tumregel säger att om du har en vinstmarginal på 5 procent och gör en kundförlust på 10 000 kronor, måste du tjäna in 200 000 kronor för att täcka upp förlusten med bibehållen marginal.

Ju mindre order det är fråga om, desto enklare upplysning kan du klara dig med. Men om det är frågan om återkommande order från en och samma kund, behöver du ha full vetskap om hur den mår. Först då kan du avgöra vilka krediter du törs ge. Så fort du märker att nyckeltalen hos en kund förbättras kan du dels höja limiten för den, dels kan säljarna börja sälja mer till denna redan befintliga kund.

En rekommendation är att dela in kunderna i grupper. Det underlättar om ni beslutar att inte ha samma villkor för alla, men förutsättningen är att alla relevanta medarbetare på ditt företag har varit med och gemensamt definierat vilka kunder som hör till grupp A, B eller C, samt vilka villkor som ska gälla i de olika kategorierna. Det här sättet att jobba gör det enkelt om exempelvis en kund vill förhandla om förändrade villkor. Då är det alltid lättare att kunna definiera vilka motprestationer du vill ha.

2. Leveranstid och betalningsvillkor

I policyn ska det också stå vilka leveranstider och betalningsvillkor som ska gälla, hur fakturorna ska utformas och vilka beloppsgränser som ska gälla för krediter, om avbetalning ska vara möjlig och vem på företaget som har ansvaret. Observera att olika kunder kan ha olika villkor, beroende på hur väl du känner dem, se avsnittet Känn din kund. Eftersom villkoren ofta varierar är det extra viktigt att veta vem av medarbetarna som är ansvarig.

3. De dagliga rutinerna

Fakturera snabbt! Varje dag som går mellan leverans och faktura är en förlängd kredit som du ger kunden. Ovanpå det kommer den vanliga betalningstiden. Tillsammans tär detta på din likviditet, eftersom kundkredit är detsamma som att binda kapital.

Exempel: Genom att dividera din årsomsättning med 360 får du fram vad varje bunden dag innebär i kronor och ören. Om du kan få pengarna att komma in snabbare kan du även se det med samma formel. Om du lyckas sänka din kredittid med 10 dagar, tar du 10 x årsomsättningen och dividerar med 360.

4. Om något går snett

Kreditpolicyn ska också tala om vad man gör om betalningar inte kommer in – när ska man skicka påminnelse, när ska fakturan gå till inkasso, om kreditstopp ska införas och vem som i så fall har rätt att införa och sedan eventuellt häva det.

En notoriskt dålig kund kanske du inte vill ha kvar. Då kan det vara nödvändigt att införa leveransstopp. Definiera i Kreditpolicyn hur stor tolerans ni ska ha gentemot kunder och när kunden ska anses ha passerat gränsen och leveransstopp införas. Ange också vem som har ansvaret för att införa och ta bort stoppet.

I Kreditpolicyn är det också klokt att beskriva hur ni ska hantera reklamationer och klagomål. Skulle din kund vara missnöjd med en del av leveransen, har han inte rätt att hålla inne med hela betalningen – vilket många gör.

Gamla fordringar som ligger kvar i reskontran och aldrig blir betalda gör ingen glad. De påverkar både resultatet och humöret negativt. Bestäm vid vilken tidpunkt det är dags att skriva av dem och ta upp dem som kundförlust.

Vill du ha hjälp med att ta fram en Kreditpolicy?

Då är du välkommen att kontakta Stefan Ericson som är ansvarig för våra utbildningar, Stefan når du på stefan.ericson@sveaekonomi.se eller via telefon 08-735 90 00.

Vi håller också löpande håller kurser och seminarier runt om i landet. Läs mer om våra utbildningar och hitta ett tillfälle som passar dig.

Del 2 - Leverantörspolicy

Håll utikik efter del 2 i vår policyskola, då går vi igenom vad som bör ingå i en Leverantörspolicy.