Svea Ekonomis Policyskola del 2

En policy är en avsiktsförklaring eller riktlinje och syftet är att företaget ska nå sina mål på ett säkert sätt. Det vill säga undvika att medarbetare eller chefer begår misstag. Policyn ger arbetsro och minskar konflikter vilket på sikt ger företaget en mer stabil ekonomi. Med en klok och genomarbetad leverantörspolicy försäkrar du dig om att ditt företag får sina leveranser i tid och till villkor som passar dig.

I höstens policyskola har vi tidigare gått igenom Kreditpolicyn och nu har vi kommit fram Leverantörspolicyn. Tredje och sista delen kommer att handla om Riskpolicyn, vi återkommer till den lite längre fram. 

Leverantörspolicyn påverkar din ekonomi

–      Det är lika viktigt att ha en leverantörspolicy som att ha en kreditpolicy. Ditt företag kanske står och faller med att en viss komponent levereras i rätt tid. Då är det viktigt att veta att leverantören verkligen kan leverera och inte riskerar att komma på obestånd, säger Stefan Ericson, ansvarig för affärsutbildning på Svea Ekonomi.

Precis som i fallet med kreditpolicyn är leverantörspolicyn ett dokument där man har skrivit ner vad som ska gälla i en rad olika moment och vem på företaget som har ansvaret för varje moment. Finns ingen ansvarig namngiven är risken stor att policyn glöms bort. Anteckna också vem som har rätt att attestera leverantörsfakturorna och till vilka belopp.

En annan viktig del är att se till att leverantörspolicyn finns tillgänglig för alla på företaget som behöver den. Det kan vara sälj, ekonomi, inköp och ledningen.

–      Här brister ofta kommunikationen, även i stora företag. Det är hopplöst om den avdelning som ska betala inte vet vad som har köpts in, säger Stefan Ericson.

Vad ska det då stå i policydokumentet om leverantörer? Här är fyra viktiga punkter:

1. Känn din leverantör

Stora företag har nästan alltid en leverantörspolicy, men enligt Stefan Ericson börjar även mindre företag intressera sig för att upprätta en sådan. Mycket handlar då om att lära känna sin leverantör, veta vilken kreditvärdighet den har, och följa den.

–  Du måste ha kontroll så att du inte riskerar att din leverantör kommer på obestånd. Det gör du lättast genom att ha en kreditbevakning på dina leverantörer, säger Stefan Ericson.

I policyn bör det också stå vilka krav du ska ställa på leverantören innan du beslutar att bli kund där. Börja då med att kontrollera att leverantören är registrerad för F-skatt och har ett momsregistreringsnummer.

I leverantörspolicyn ska du också ange vilka nyckeltal som ska följas. Leverantörens likviditet, det vill säga betalningsförmågan på kort sikt, ska ligga på över 100 procent. Betalningsförmågan på lång sikt kallas soliditet. Detta nyckeltal är beroende av vilken verksamhet som bedrivs, men det bör alltid ligga över 10 procent.

En annan viktig punkt är att ta referenser på din leverantör. Ring upp några andra kunder och ställ frågor om leveranssäkerhet och kvalitet. En branschförening kan också sitta inne med bra information.

2. Rätt villkor påverkar din ekonomi

I leverantörspolicyn bör du anteckna vilka villkor ditt företag är berett att acceptera från leverantörerna. Givetvis kan villkoren skilja sig mellan de olika leverantörsföretagen.

Är du en stor kund, eller om du kan lova långsiktiga och regelbundna beställningar, bör du kunna förhandla ner priset på de varor och tjänster du köper. Men lika viktigt är det att förhandla bort olika typer av avgifter. När det gäller de fakturor du ska betala, försök förlänga din egen kredittid.

–      Det kan vara guld värt för dig om du kan betala leverantörsfakturan efter att du har sålt varan eller tjänsten till dina kunder, säger Stefan Ericson.

Det finns också en hel del att tjäna på att förhandla bort sådant som fakturaavgifter och dröjsmålsränta. Tala också om i leverantörspolicyn hur du vill ha fakturan – på papper eller elektroniskt.

3. Hur ska leveransen ske? 

Om det handlar om fysiska leveranser, exempelvis av kläder eller mat som du ska sälja vidare eller förädla, är det viktigt att ange hur den fysiska leveransen ska ske.

–      Här blir det ofta problem. Varorna skickas med en transportfirma, och om inte din leverantör har rätt avtal med transportfirman kan du få lida, säger Stefan Ericson.

Transportfirman kanske dyker upp på tider du inte har tänkt dig. Handlar det då om matleveranser riskerar maten att bli förstörd om du inte finns på plats. Men som småföretagare har du kanske ingen möjlighet att vänta en hel arbetsdag på budet. Och du kan inte klaga hos transportfirman, för det är inte du som är kund där.

Därför är det klokt att specificera för din leverantör hur fysiska leveranser ska ske. Vilken tid på dagen? Ska chauffören kontakta dig i förväg? Hur lång tid innan? Till vilken adress ska leveransen ske? Vem ska bära in varorna i lokalen? Leverantören är kund hos transportfirman och har en förhandlingsposition som du saknar.

Tänk också på din egen lageromsättning. Om du köper för ofta, kommer du att ta över din leverantörs lagerkostnad. Se till att få leveranser i takt med din egen försäljning.

4. Om något går snett med leveranserna

Beroende på vad du har för typ av företag kan en utebliven leverans orsaka stora skador. Driver du en ölpub och ölen uteblir, kan ditt förtroende hos kunderna sjunka drastiskt. Men allt kan hända, och det gäller att gardera sig. Självklart ska du vid felaktiga, försenade eller uteblivna leveranser kompenseras ekonomiskt. Avtala om detta med din leverantör.

Anteckna även i din leverantörspolicy 1) hur stora förseningar du kan tåla och 2) vilka alternativa leverantörer du har.

En av de viktigaste frågorna gäller hur många leverantörer du ska ha. När allt fungerar som det ska är det mest fördelaktigt att ha så få leverantörer som möjligt. Då kan du förhandla fram bättre priser (se ovan) och hålla nere antalet leveranser. Med en stark kundposition kan du förmodligen också styra vilka varor leverantören ska tillhandahålla. Behöver du plötsligt en ny typ av mutter, är det stor chans att din grossist kan hitta den någonstans i Europa.

Å andra sidan – allt kanske inte rullar på. Din vanliga leverantör börjar tumma på kvaliteten. Priserna kanske smyghöjs. En nyckelperson hos leverantörsföretaget slutar och servicen blir lidande. Dina kunder börjar efterfråga produkter som din leverantör inte kan eller vill skaffa.

För att motverka detta gör du klokt i att ha rutiner för omvärldsbevakning och regelbundet kontrollera vilka nya leverantörer som uppenbarar sig på marknaden. Vilka produkter har de? Till vilka priser och villkor? Ett bra sätt att hålla sig à jour är att svara när seriösa säljare tar kontakt. Träffa dem, ta varuprover och gör ingen hemlighet av det. Då vet du vad som händer och din storleverantör håller sig på tårna.

Skulle något gå snett med en viktig leverans, då har du redan upparbetade kontakter för att rädda situationen.

Ange i leverantörspolicyn vilka alternativa leverantörer som är tänkbara, och anteckna namn och kontaktuppgifter till nyckelpersoner.

Vill du lära dig mer? 

Vi håller löpande kurser och seminarier runt om i landet. Läs mer om våra utbildningar och hitta ett tillfälle som passar dig.

Del 3 - Riskpolicy

Vi har en del kvar i vår policyskola, nästa gång går vi igenom Riskpolicyn.