Så kommer vi att mötas efter pandemin

För företagsevenemangsbranschens aktörer som lever på att anordna mässor, kongresser, föreläsningar och frukostseminarier var de restriktioner som pandemin medförde inte bara en nödvändig olägenhet. De var i praktiken en dödsdom.

Åtminstone innan branschen ställde om till digitala plattformar och provade andra alternativa vägar framåt.

Allt tog tvärstopp

– Inledningsvis befann vi oss i chock. Allting tog tvärstopp med avhopp till höger och vänster. Samtidigt var vi snabba på att ställa om till det digitala och det har fungerat över förväntan, säger Mia Törnblom, grundare av talarförmedlingen Talking Minds.

Där justerade man erbjudandet till att även omfatta strömmade föreläsningar via Zoom, Teams och Google Hangouts. Och med tiden har Talking Minds upptäckt flera fördelar med att föreläsa digitalt.

– Det är ett annat sätt att kommunicera på. Vi har bland annat kunnat använda oss av "breakout rooms" för att diskutera olika frågor närmare och den typen av teknik. Jag tror att pandemin har accelererat hela samhällets digitaliseringsprocess. Vi har säkert tjänat in fem års digital utveckling, om inte mer, på det här, säger Mia Törnblom.

Talarförmedlingens erfarenheter speglas även på andra håll i branschen - fråga bara Stockholmsmässan.

– Pandemin fick omedelbart stor inverkan på vår verksamhet. Redan i början av mars 2020 tvingades vi att avbryta den pågående båtmässan Allt för sjön, som är vår största publika mässa. Sedan dess har vi inte kunnat ha någon mässverksamhet, säger Christian Clemens, vd på Stockholmsmässan.

Precis som hos Talking Minds har man där under pandemiåret prövat alternativa vägar för att bredda verksamheten, bland annat genom att göra plats för padel, filminspelningar och tillfälliga fältsjukhus. Men man har också lärt sig vikten av att digitalisera mässor.

– Människor kommer både att behöva och vilja ses fysiskt framöver men digitaliseringen ger oss stora möjligheter att nå ut till nya besökare i Sverige och utomlands. Ett exempel är Stockholm Furniture & Light Fair som är den mässa som har störst antal internationella gäster. Besökare som inte har möjlighet att resa till Stockholm kommer framöver enkelt att kunna ta del av utvalda delar av mässan digitalt. Vi tar helt enkelt med oss erfarenheter och lärdomar från pandemin in i återstarten av vår verksamhet, säger Christian Clemens.

Är den digitala mötesarenan här för att stanna?

De lättade restriktionerna leder vidare till en naturlig frågeställning. Kommer företagen verkligen att flockas tillbaka till mässor, föreläsningar och frukostseminarier – eller är den digitala mötesarenan här för att stanna?

Det korta svaret är att det ena inte utesluter det andra.

Det lite längre svaret står Mia Törnblom för.

– Vi märker av ett stort tryck igen. Företag vill träffas och ta med sig sina medarbetare på föreläsningar och möten. Samtidigt ser vi även att man fortsätter att boka digitala föreläsningar hos oss, så det digitala har inte upphört bara för att restriktionerna är på väg bort. Jag tänker att vi kommer att se många hybridlösningar och olika alternativ som erbjuder både digitala och fysiska mötesarenor framöver.

På Stockholmsmässan märker man också av ett högt tryck från företag och publik nu när restriktionerna är på väg att bli ett minne blott. I oktober planerar den covid-19-certifierade anläggningen att arrangera säkerhetsmässan Sectech, som blir den första mässan att gå av stapeln där på 1,5 år. Den är redan fullbokad.

– Vi är övertygade om att människor kommer att vilja fortsätta att träffas fysiskt och vi tror verkligen på mässor som en viktig motor för många branscher. Mässorna kommer så klart delvis att ha ett annat erbjudande och utformning. Det innebär bland annat att vi kommer att använda oss av digitala lösningar av olika slag – men vår huvudsakliga verksamhet förblir de fysiska mässorna. Vi ser mer att vi kommer att komplettera med digitala aktiviteter före, under och efter våra traditionella event, säger Christian Clemens.

Suget efter energin i fysiska möten är stor

Talking Minds menar å sin sida att branschen troligtvis kommer att se ganska annorlunda ut jämfört med innan pandemin. Med det sagt är det uppenbart att många företag ändå är sugna på att ses och få kraft och energi från det fysiska mötet. Och efter den långa ”paus” som restriktionerna har inneburit gäller det nu att se upp.

– Det vi märker av är att många känner att pandemin är över och att allting ska bli enkelt igen, många tänker att det bara är att köra på. Men den situation som vi befinner oss i nu sätter också fokus på någonting nytt. Det är förstås härligt att träffa människor och man får ny energi av det, men många har även upptäckt att man blir ganska trött av att träffa många människor. Man har fått upp ögonen för hur mycket kraft det tar att plötsligt befinna sig i sociala sammanhang igen, säger Mia Törnblom.

Enligt Talking Minds-grundaren måste vi därför vara förberedda på att den omställning som vi alla gjorde när pandemin startade nu leder till att vi måste genomföra ännu en omställning när vi ska tillbaka ut i samhället igen. Det kommer att ta tid innan vi har hunnit vänja oss vid de sociala aspekterna av det ”gamla normala” igen.

När vi väl har gjort det finns det dock all anledning att tro att den samhällsöverskridande utveckling vi alla tvingades in i har bidragit till en bättre morgondag för hela branschen.

– Vi har lärt oss att tänka nytt under pandemin. Jag tror att vi på många håll kommer att se en vidareutveckling av det vi gjorde tidigare parat med de lärdomar vi drog under pandemin. Resultatet kommer att bli en mix mellan det fysiska och det digitala. Jag tror knappast att människor kommer att åka fram och tillbaka mellan Stockholm och Göteborg flera gånger i veckan för att mötas, som vi gjorde innan pandemin. Vi kommer att tänka efter före vi träffas, säger Mia Törnblom.