Så frigör du kapital

För många företagare är saker som att optimera faktureringssystem och att se till att dina kunder betalar i tid inte det som står överst på prioriteringslistan. De flesta kan nog – oavsett var man befinner sig på sin företagsresa – känna igen sig i att man hellre ägnar tid åt ”roligare” saker, som att göra nya investeringar. Men faktum är att det finns goda skäl att se över dina fakturerings- och kundreskontrarutiner.

Det kapital som finns uppbundet i kundfordringar gör nämligen långt större nytta i din plånbok, snarare än i någon annans.

Vi pratade med våra experter Stefan Ericson och Ulrika Fornander inför vårt webbinarium "Frigör kapital - ha inte pengarna i någon annas plånbok", och bad dem berätta vad man ska tänka på.

Bra rutiner är grunden

– Det är viktigt att ta hjälp och jobba med de lite "tråkigare" arbetsuppgifterna i ett företag, att se till att skaffa dig bra rutiner så att du kan ägna mer tid och kraft åt att sysselsätta dig med roligare uppgifter. Gör du inte det riskerar du att hamna i en backlog-situation, där du hela tiden behöver jaga in pengar i stället för att ha fullt fokus på framtiden, säger Ulrika Fornander, chef för företagsfinansiering på Svea Ekonomi.

Hon menar att precis samma principer gäller för ett företag som för en privatperson. Har man inte den administrativa ”basen” på plats blir det svårt att uppnå den trygghet som behövs för att aktivt kunna arbeta med att utveckla bolaget eller hitta nya affärer.

– Har man bra rutiner för kundfordringshantering och vet vilka kunder man vill jobba med blir det enklare att ta klivet till att jobba med de roligare, framtidsinriktade sakerna i ett företag. Du måste se till att du får ut dina fakturor och att dessa betalas i tid för att kunna ägna dig åt det du tycker är roligt – som att utveckla ditt företag.

Kreditpolicyn - ett tydligt regelverk

Vikten av att upprätta ett tydligt regelverk – en kreditpolicy – för att förenkla och strömlinjeforma dina administrativa processer.

– På samma sätt som det är självklart att ha en marknadsplan, måste det bli naturligt att ha en rutinbeskrivning som förklarar hur man hanterar nya och befintliga kunder, hur man fakturerar och hanterar eventuella avgifter. Har du gjort fel från början kommer det till slut innebära att du inte får betalt i tid, säger Stefan Ericson, kreditexpert på Svea Ekonomi.

Att skapa en kreditpolicy behöver inte innebära att du måste upprätta tjocka pärmar med sida upp och sida ner av långa instruktioner om hur man ska göra i varje enskilt fall. Det kan vara mycket enklare än så. Det viktigaste är att du jobbar aktivt med policyn.

– En kreditpolicy ska vara ett dokument med 15–20 punkter som förklarar hur man gör affärer när man levererar varor på kredit. Många företag har redan en sådan policy, men har aldrig reviderat den. Kreditpolicyn är någonting som jag tycker att man ska revidera varje år, särskilt nu i pandemitider, där förutsättningarna för att driva företaget snabbt kan förändras, säger Stefan Ericson.

Har du koll på din verkliga kredittid?

Varför det är så viktigt att få betalt i tid? För att ”30 dagar” på en faktura nästan aldrig betyder 30 dagar i verkligheten.

Låt oss säga att du säljer en vara eller tjänst den 1:a i månaden och fakturerar den 30:e i samma månad. Då har du gett din kund en dold kredittid på 30 dagar innan fakturan ens är skickad. När du sedan fakturerar med betalningsvillkor 30 dagar, ja då är den egentliga kredittiden 60 dagar.

Förutsatt att kunden betalar så klart, är kunden sen med betalningen blir kredittiden ännu längre.

– Om kunden inte är likvid vid betalningsdatumet och du behöver skicka tre-fyra påminnelser med tio dagars mellanrum kanske det handlar om 90 dagar, plus ytterligare 30, i stället – där du binder kapitalet i din reskontra. Då kanske du själv inte har råd att betala din leverantör och behöver välja vilken av dina egna fakturor som du ska betala först.

Faktum är att många svenska företag i dag väljer vilka fakturor man ska betala först – där den leverantör som skriker högst ofta får betalt först. Det är därför det är så viktigt att du har någon typ av kreditpolicy som styr hur du jobbar med kunder som du inte tar kontant betalning av. Annars riskerar du själv att hamna i en ond cirkel – som kan bli smärtsamt dyr i längden.

Så här räknar du

– För att räkna ut din verkliga kredittid kan du ta dina utestående kundfordringar i din reskontra och dela den med din årsomsättning, enligt principen: Kundfordringar x 360/årsomsättning = x dagar. Bli inte förvånad om det står någonting annat än "30 dagar" när du har räknat klart. Den verkliga genomsnittliga kredittiden ligger ofta på 50–60 dagar, säger Stefan Ericson.

Att ”ha pengar uppbundet i kundreskontra” låter kanske lite teoretiskt men det handlar i praktiken om precis det du som företagare vill undvika. Du vill inte förvara dina pengar i någon annans plånbok – för då kan du inte använda dem där de behövs som mest.

– Det är kärnan i det här – du måste undersöka hur du kan få pengarna att arbeta inuti ditt företag för att få bolaget att växa. Du måste bli den leverantör som dina kunder väljer att betala sina fakturor till först, snarare än sist. För att lyckas med det gäller det att ha bra processer i alla led, säger Ulrika Fornander.

Finansering som kan göra dig mindre sårbar

På Svea erbjuder vi flera tjänster som kan förbättra ditt företags likviditet och göra dig mindre sårbar för risken att andra betalar sent till dig. Factoring innebär till exempel att du belånar dina kundfordringar och får betalt mellan 80 och 90 procent av fordringen från dag ett. Då kan kapitalet börja jobba åt dig – i stället för åt någon annan – tidigare.

Factoring / fakturabelåning på Svea

– Sedan har vi även fakturaköp som innebär att vi köper fakturan. Då står vi även för hela kreditrisken, vilket gör att du kan boka fakturan som betalad från dag ett i stället för vid dag 30, 40 eller 50. Det blir även vårt jobb att se till att fakturan blir betalad. Det innebär så klart en kostnad, men det frigör också utrymme och tid för att du ska kunna ägna dig åt framåtlutade aktiviteter i ditt bolag, säger Ulrika Fornander.

Fakturaköp på Svea

Se hela webbinariumet

Den här artikeln sammanfattar vårt webbinarium ”Frigör kapital, ha inte pengarna i någon annans plånbok” som gick av stapeln 22 april. Du kan se både det och våra tidigare webbinarier i vårt arkiv.