Handlingsplan vid kris

Storföretagen har reagerat snabbt

Eva Cooper, regionchef Företagarna Dalarna och Gävleborg, har daglig kontakt med medlemmar som påverkas av corona. Hon vet hur företag bör förbereda sig inför den här och liknande kriser i framtiden.

– Vi får många coronarelaterade frågor, inte minst vår juridiska avdelning som just nu får dubbelt så många samtal mot normalt. Det är stora frågor som våra medlemmar tampas med och som landar i hur man ska överleva som företagare. Hur ska vi tackla det här? Vad ska jag göra med min personal? Hur genomför vi den riskbedömning som arbetsmiljölagen kräver? Kan vi fortsätta med våra kundbesök?

Generellt anser Eva Cooper att företagens förmåga till riskhantering är varierande. Storföretagen har reagerat snabbt och föredömligt på coronakrisen, och även många mindre har relativt lätt att ställa om sin verksamhet.

När krisen nu är ett faktum är det lite sent att tänka förebyggande. Just nu handlar därför krishanteringen främst om att försöka navigera i en osäker värld.

Det gäller att hålla huvudet kallt

– Nu gäller det att tänka till, och vad man ska göra beror helt och hållet på typ av verksamhet. Många, exempelvis en del konsulter, kan jobba lika bra hemifrån som på kontoret. Och möten kan man köra digitalt när det behövs, säger Eva Cooper.

Småföretag där verksamheten går ut på att träffa människor – hantverkare, en del restauranger, frisörer – behöver ha sparat i ladorna och ha låga fasta kostnader för att klara krisen. Då kan man ha råd att stänga under en tid om det krävs.

– Håll huvudet kallt och tänk efter hur händelseförloppet kan se ut för just ditt företag. Hur reser medarbetarna till jobbet? Vilka har anhöriga i riskgrupper? Vilken typ av kundkontakter har du?

Eventsektorn är hårt drabbad, eftersom det ofta innebär stora folksamlingar. Utbildningsföretag ser nu hur hela vårens verksamhet bokas av. Då är frågan – kan du lägga om sessionerna så att färre träffas samtidigt? Erbjuda lägre priser för dem som bokar om och skjuter på sin beställning några veckor? Eller kan du genomföra utbildningen online?

Bra kontakt med kunderna är avgörande i kristider

– Flera företag har hört av sig till och oss och berättat att de faktiskt kan ställa om sin produktion. Men för att klara den typen av omställning gäller det att ha bra kontakt med sina kunder, så att de vet vad som sker. Ett sätt är att ha stark närvaro i sociala medier, säger Eva Cooper.

Ett annat sätt att hantera den pågående krisen är att noga följa med i nyhetsflödet, så att du inte missar att ta del av någon av de hjälpaktioner som regeringen lanserar. Det kan handla om att få tillbaka inbetalda skatter och avgifter, slippa betala sjuklön, sänkta lönekostnader och låna pengar för att hålla verksamheten igång. Detta gäller även småföretagare.

Lindrigast blir krisen för de företag som i förväg varit något så när beredda på att något kan hända – även om det givetvis inte är ekonomiskt försvarbart att ständigt vara rustad för en pandemi av det slag vi ser nu. Men Eva Cooper menar att det här visar att varje företag bör ha någon slags riskplan.

Alla arbetsgivare är skyldiga att göra riskbedömningar

– Alla arbetsgivare är skyldiga att göra regelbundna riskbedömningar i sina verksamheter. Det gäller oavsett om de har en anställd eller hundra. Givetvis blir riskbedömningarna olika beroende på vad de gör, vilken bransch de tillhör och hur många anställda de har och så vidare, men riskbedömningar av arbetsmiljön ska göras, säger hon.

Eva Cooper tipsar om att det finns gott om så kallade riskmatriser på nätet som man kan ladda ner. Använd dem som stöd. Gemensamt för dem är att man listar vilka händelser som kan inträffa, bedömer deras sannolikhet och konsekvenser för företaget. Sedan tänker man ut vilka åtgärder som behöver vidtas för att mildra risken.

Matriserna tydliggör vilka risker som är mest och minst sannolika, samt har mest och minst påverkan på verksamheten. Ofta tilldelas de tänkta händelserna färgen rött, gult och grönt. Genom olika åtgärder försöker man sedan flytta riskerna från rött till gult och helst till grönt.

Så här säger arbetsmiljölagen om arbetsgivarens skyldigheter

• Undersök förhållandena och vilka risker som finns/kan uppstå i verksamheten
• Riskbedöm verksamheten, sannolikheten för att det inträffar
• Vidta åtgärder, förebyggande, när det händer och hur ni ska hantera riskerna framåt
• Följ upp regelbundet.

Eva Cooper hänvisar till Företagarnas juridiska rådgivning för mer ingående stöd i detta arbete.

Om allt fungerar och ditt företag har överlevt krisen, är chansen stor att det kommer ut starkare än när det gick in i den.

– Företagare är kanske den grupp i samhället som också är bäst lämpade att klara av kriser. De är problemlösare ut i fingerspetsarna och tampas kreativt med olika utmaningar till vardags, säger Eva Cooper.