Småföretagarskolan del 3

Coronapandemin har med all önskvärd tydlighet visat att företagets ekonomi kan var omöjlig att förutse. Ändå är det exakt det man försöker göra, när man som företagare sätter sig på senhösten och gör en budget för kommande år. Arbetet kan ta månader i anspråk, och måste oftast ändå göras om framåt vårkanten – oavsett vad som händer. Det är alltså ofta ett helt onödigt jobb.

Det menar ekonomen och managementkonsulten Knut Fahlén. Han arbetar på Ekan Management, är doktor i företagsekonomi och har själv en bakgrund som egenföretagare inom it. Han har skrivit två böcker om att skippa budgeten: ”Beyond Budgeting i praktiken” 2016 och nu senast Dynamic Management Strategy 2018.

– I dessa tider är det galet att hålla på med budget. Det betyder inte att man inte ska styra sitt företag. Men kontrollen blir bättre om man övergår till att vara dynamisk och flexibel, säger han.

Vad är då egentligen en budget?

Meningen är att man ska försöka förutse hur stora intäkter och kostnader man kommer att ha nästa år, samt hur mycket pengar som ska avsättas för olika ändamål, som marknadsföring, försäljningsinsatser, resor och så vidare. Det låter ju bra.

– Problemet är att man som företagare tenderar att lägga för mycket tid på småsaker som ”har vi råd med gardiner nästa år” när man hellre borde ägna sig åt strategiska frågor. Samtidigt behöver man titta på hur företaget går just nu och snabbt agera om det behövs. Det är lätt att slå sig till ro när ett uppsatt säljmål är nått, eller att man köper saker som inte behövs i december bara för att man har budget för det.

Titta inte bara på kostnaderna

Det kan också vara hämmande att stirra sig blind på kostnaderna totalt, på ett visst konto eller på vem som har ansvaret. Det viktiga är att se vilka kostnader som är fasta och vilka som är rörliga. Det är bara de senare som du kan sänka snabbt. Kontraktslängder är också viktiga. Du vill ha långa kontrakt med kunderna för att få stabila intäkter, men korta kontrakt på leverantörssidan, och ibland också på personalsidan för att ha möjlighet att snabbt dra ner på personalkostnader.

– Många kan inte välja mellan fasta och rörliga kostnader, men försök att inte låsa in resurser på årsbasis så att alla kostnader blir fasta när de egentligen inte är det, säger Knut Fahlén.

Han menar att det är bättre att följa siffrorna på rullande årsbasis och se vad som behöver göras. Öka försäljningen? Minska på kostnader och i så fall exakt vilka? Anställa någon eftersom efterfrågan har ökat? Det viktiga är att reagera när som helst på året och att följa kassaflödet noga.

Hur får man då koll på kassaflödet?

Här kommer resultatrapporterna in i bilden (se Småföretagarskolan del 2 här). I stället för att jämföra en månad med samma månad förra året, kan det vara bättre att ha sin redovisning i rullande tolvmånadersperioder. Alltså: ackumulerade siffor för tolv perioder, till exempel april 2019-mars 2020, maj 2019-april 2020 och så vidare. Då störs inte bilden om semestrar tas ut vid olika tidpunkter olika år, eller om påsken ligger tidigt eller sent. Du får också med åtaganden som pensioner och eventuella säsongsvariationer. Ta inte med det som står under ”finansiella poster” som avskrivningar, internfakturering och andra bokföringsmässiga företeelser som inte påverkar prestationen.

Och till slut:

– Tänk på att kostnader är bra. Utan dem blir det inga intäkter, säger Knut Fahlén.

Småföretagarskolan del 1 och 2

Småföretagarskolan del 1 hittar du här
Småföretagarskolan del 2 hittar du här