Hvor mange timer av arbeidslivet ditt har du brukt i uproduktive møter?
For de fleste er svaret: Altfor mange. Dårlige møter anslås å koste samfunnet 11, 3 milliarder kroner i året, ifølge analysebyrået Ny Analyse.
Slik får du fart på produktiviteten
Førsteamanuensis ved psykologisk institutt ved Universiteteti Oslo, Henning Bang, har forsket på møter og ledelse, og finner at norske ledere i snitt bruker ¼ av arbeidstiden i møter - samtidig som halvparten av tiden brukt i møter oppfattes som meningsløs. Ouch. Så hvordan unngå meningsløsheten? Å sitte i dårlige møter er tydeligvis ikke et særnorsk problem, og det amerikanske magasinet Fast Company har utviklet en guide over spørsmål du som leder bør stille deg før hvert møte:
-
Må jeg virkelig holde dette møtet?
Ja, det er litt i overkant åpenbart, men mange møter skjer bare hver fredag formiddag uten at noen lenger vet hvorfor. Mange ledere har møter for å sjekke at de ansatte er «på ballen» og gjør jobben sin, men det krever altså mye tid? Kanskje er det andre måter du kan ha kontroll på?
-
Hva er målet med møtet?
En studie fra Microsoft viste at 67 % av alle møter ikke har en agenda. Det er 100 % lite effektivt.
-
Hva kreves av forberedelser?
Du må gi møtedeltakerne anledning til å bidra. Gjør målet og agendaen klart, og gi de tid til å forberede seg.
-
Hvem skal delta?
Jeff Bezoz, grunnleggeren av Amazon, har “To pizza”-regelen: To pizzaer skal holde til å mette møtet. Møter med mange deltagere er mer krevende og har lettere for å spore av, små grupper er mer effektivt. Sørg også for at de som deltar har noe å bidra med, ikke inviter folk på pizza for pizzaens skyld. -
Sørg for at alle får delta
Ofte blir møter dominert av en eller to sterke stemmer. Det kan være positivt, men hele konseptet med møter er å dele ideer og innspill - derfor bør du sørge for at alle som deltar får komme til orde og bidra med det de kan
-
Fra prat til handling
Etter to timer med interessante diskusjoner, ideutvikling og innspill går alle hvert til sitt - uten å følge opp. Sørg for at innspill og beslutninger følges opp og blir til noe mer enn prat. Et triks kan være å lage møteagendaen i spørsmålsform - i stedet for punktet: “Diskutere prosjekt x framgang” kan man skrive: “Når vil prosjekt X kunne være ferdig?”. Alle skal gå fra møtet med en klar ide om hva neste skritt er. -
Ha respekt for tid
Møter tar tid. Tid som kunne blitt brukt på andre ting. Respekter det. Husk at alle i rommet har andre ting de burde-kunne-skulle ha gjort, men har valgt å delta på dette møtet. Å ha den innstillingen gjør at du ser møter som en viktig arena for samarbeid, i stedet for meningsløs tidssløsing - og det vil gjøre en stor forskjell på hvordan du oppfører deg.
For å få flere tips til en effektiv jobbhverdag, se her!