Verkkokaupan taloushallinto suuryrityksen toiminnanohjauksessa

Tämä blogikirjoitus on alunperin julkaistu 10.1.2018. Blogin sisältö on tarkistettu ja päivitetty 5/2023.

Fyysisen ja virtuaalisen toimintaympäristön evoluutio on kuitenkin aina yrityskohtainen. Vähitellen kasvaneessa liiketoiminnassa voi olla erityisiä historiallisia piirteitä, joihin valmiit toiminnanohjauksen työkalut eivät sovi. Tarvitaan kustomointia ja projektointia, ja aina ei ole selvää, mistä toiminnanohjauksen kehittämisessä pitäisi aloittaa. Verkkokaupan taloushallinto voi olla hyvä valinta ensimmäiseksi kehittämiskohteeksi, sillä sen tehostamisen hyödyt näkyvät nopeasti.

Verkkokaupan maksutavat tarkasteluun

Työn voi aloittaa tarkastelemalla maksutapoja. Koska monipuoliset verkkokaupan maksuvaihtoehdot parantavat kuluttaja-asiakkaiden verkkokauppakokemusta, maksutapavalikoima on syytä pitää kattavana. Yrityksen tuleekin arvioida verkkokaupan maksutapoja säännöllisesti pysyäkseen kehityksessä mukana. Maksutapavalikoman uudistaminen onkin oivallinen tilaisuus tarkastella maksuliikennettä osana toiminnanohjausta: miten taloushallinnon toimintakokonaisuus ja prosessit on järjestetty? Millaisia tilitysmalleja käytetään, mitä raportointitietoa kerätään ja toisaalta tarvitaan, ja kuinka paljon työvaiheita toimintaan liittyy?

Jos asiat on totuttu tekemään tietyllä tavalla, voi tuntua hankalalta ajatukselta, että niitä pitäisi muuttaa. Asiat voi kuitenkin usein tehdä helpommin ottamalla käyttöön joustavia, älykkäitä ratkaisuja. Samalla saadaan täsmällisempää ja reaaliaikaisempaa raportointitietoa yrityksen rahaliikenteestä. On hyvä huomata, että prosessit kannattaa ja voi yhdenmukaistaa niin, että maksaminen, palautukset, tilitykset ja raportointi sujuvat samalla tavalla käytetystä maksutavasta riippumatta. Mitä yhdenmukaisemmat prosessit ovat, sitä tehokkaammin verkkokaupan pyörittäminen hoituu.

Monipuoliset tilitysmallit sujuvoittavat toimintaa

Tilien täsmäyttäminen on eräs taloushallinnon työvaihe, jossa automaation avulla voidaan toimia tehokkaammin. Esimerkiksi maksuliikenteen täsmäyttämistä voidaan tehostaa ja helpottaa tapahtumakohtaisella bruttotilitysmallilla. Siinä maksut tilitetään verkkokaupalle yksittäin, täysimääräisinä, ja verkkokaupan luomalla viitenumerolla. Maksujenvälityspalkkiot laskutetaan jälkikäteen.

Näin verkkokaupan myyntitilaukset tulevat suoraan kirjanpitojärjestelmän myyntireskontraan sillä tilausviitteellä, jonka verkkokauppa on muodostanut. Tilitetyt maksut kulkevat verkkokaupan pankkiyhteyden kautta myyntireskontraan ja kuittaantuvat sitä kautta kirjanpitoon automaattisesti ilman manuaalityötä. Tapahtumakohtainen bruttotilitysmalli on käytössä esimerkiksi Messukeskuksella.

Monitilitysmallilla kassavirtaa voidaan tulouttaa eri osapuolille automaattisesti, jolloin vältytään osapuolten väliseltä laskutukselta joko kokonaan tai osittain. Tämä on tarpeen, jos verkkokaupassa myydään eri päämiesten tuotteita, tai jos transaktiokohtainen palvelumaksu halutaan tilittää suoraan kauppapaikalle.

Verkkokaupat, joissa myyntivolyymit ovat suuria, myös palautuksia tapahtuu skaalautuvassa suhteessa. Tällöin voi olla käytännöllistä hyödyntää saldotilitysmallia, jossa maksujen ja palautusten suhdetta on helpompi tarkastella ja hallinnoida myös kassavirran osalta. 

Osaava yhteistyökumppani avuksi verkkokaupan taloushallinnon tehostamiseen

Verkkokauppaan liittyvät prosessit ovat merkittävä osa yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää. Tehostamisella ja optimoinnilla voidaan saavuttaa merkittävää hyötyä, etenkin, kun myyntivolyymit ovat suuria. Erilaisten maksutapojen ja tilitysmallien vertailu, valinta ja lisääminen verkkokaupan maksutapavalikkoon saattaa kuitenkin aluksi vaikuttaa monimutkaiselta. Vaikka monipuolisuuden hyödyt ovatkin selvät, uusien toimintojen yhteensopivuus nykyisiin järjestelmiin ja toimintatapoihin saattaa arveluttaa. Yhteistyökumppani, joka auttaa analysoimaan tavoitteet, tarpeet ja kehittämiskohteet sekä osaa räätälöidä ja toimittaa yrityksen tavoitteiden kannalta optimaaliset ratkaisut, on tärkeä apu.

Kaipaatko lisää tietoa verkkokaupan taloushallinnon tehostamisesta?

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme