Småföretagarskolan del 2

Om din egen kärnkompetens inte ligger inom det ekonomiska fältet kan det vara smart att anlita en redovisningskonsult, som sköter din bokföring och gör redovisning och bokslut. Särskilt smart är det om du själv kan ta ut en högre timpenning från dina kunder än vad du måste betala redovisningskonsulten.

Redovisningskonsulten kommer att skicka dig resultat- och balansrapporter varje månad eller kvartal, beroende på vad ni har kommit överens om. Vad säger de?

Oavsett vilket dataprogram din redovisningskonsult använder, är rapporterna uppställda på samma sätt. I resultatrapporten redovisas först företagets intäkter, och där har de olika kontona nummer som börjar på siffran 3. Därefter kommer rörelsens kostnader, som har kontonummer som börjar på 4. Det här är inte alla kostnader, utan endast de som har direkt med verksamheten att göra. Om du till exempel är blomsterhandlare ligger inköp av blommor här. Skillnaden mellan intäkter och kostnader på den här nivån kallas bruttovinst. Den vinsten ska nu räcka till alla övriga kostnader som följer.

Vilka konton ska man ha i en rapport?

När det gäller konton i rapporten kan du själv bestämma hur många du vill ha, och vilket namn de ska ha. Det är viktigt att göra det, eftersom det ger dig en bättre bild av vilka intäkter och kostnader som ökar eller minskar. Ju fler konton och ju exaktare kontonamn, desto lättare blir det att jämföra månad för månad. Du kan snabbare upptäcka om en viss intäkt minskar eller en viss kostnad ökar, och vidta åtgärder.

Säg att du till exempel säljer en viss komponent till industrin. Om du har ett särskilt konto för den komponenten och det visar att den sålde för x kronor under perioden januari till maj år 1, och försäljningen dyker under samma period år 2 – då är det en stark signal om att den komponenten inte behövs längre. Om du har många olika varor som redovisas på samma konto, kanske minskningen för helheten blir så pass liten att du inte märker att just den här komponenten är på väg att fasas ut.

Tillbaka till resultatrapporten. Nu följer resten av kostnaderna. De är:

Övriga externa kostnader, med kontonummer som börjar på 5 och 6. Dessa kostnader ligger längre ifrån själva verksamheten. Som lokalhyra, plasthandskar, kontorsmaterial, taxiresor, flygbiljetter, annonsering etc.

Först därefter följer personalkostnaderna, trots att dessa för de allra flesta företag är de viktigaste för verksamheten. Kontonumren börjar på 7 och här ligger löner, pensioner, hälso- och sjukvårdskostnader, löneskatt med mera.

Sist kommer övriga externa kostnader och finansiella poster med kontonummer 7 och 8. Här ligger exempelvis räntekostnader för lån och avskrivningar på inventarier. Det här påverkar ofta resultatet hårt, exempelvis för en tillverkningsindustri som tar lån för att göra investeringar som ska skrivas av. Då kan det se ut som om företaget går dåligt, fast det egentligen går bra och det finns gott om pengar i kassan. Frustrerande för många företagare i den situationen.

Sista raden

Sen kommer bolagsskatten – om du har gjort en vinst. Och på sista raden (det är härifrån uttrycket kommer) står det ”beräknat resultat” – vilket ger dig en ögonblicksbild av hur det går för ditt företag. Om du exempelvis får den här redovisningen i april och ditt beräknade resultat är 100 000 kronor, är det så mycket vinst du har gjort i april. Beräknat resultat är alltså ingen prognos för helåret som en del tror.

Normalt innehåller din resultatrapport tre kolumner:

• Den månad som avses, till exempel april
• Samma månad året innan. Om det har gått bättre i april i år än förra året, kan det exempelvis bero på hur påsken ligger. Det syns här
• ”Ackumulerat”, det vill säga innevarande år fram till och med april.

Om resultatrapporten ger en ögonblicksbild, så ger balansrapporten en bild av stabiliteten över åren. Är du nystartad säger balansrapporten därför inte så mycket, men efter några år säger den mer. Här ser man vilka tillgångar och skulder som finns och hur stora kundfordringarna och leverantörsskulderna är. Men den viktigaste uppgiften för aktiebolag handlar om det egna kapitalet.

Under eget kapital redovisas aktiekapitalet och tidigare års vinster och förluster. Numera behöver aktiekapitalet vara 25 000 kronor, men kan vara hur högt som helst. Det är de pengar som aktieägarna gick in med när företaget startades – och som i princip inte får röras så länge det är igång. Siffrorna i eget kapital ska alltid ha ett minustecken framför sig, eftersom summorna där utgör en skuld från företaget till ägarna.

Om företaget går bra och vinsterna ligger kvar i företaget, samlas de här under eget kapital. Då uppstår en buffert, som kan täcka förluster i sämre tider, och/eller delas ut till aktieägarna. Finns ingen sådan buffert kan en förlust slå så att det egna kapitalet minskar. Detta är viktigt att hålla reda på månad för månad, för minskar det egna kapitalet till hälften av vad det var från början, måste man enligt lag göra en kontrollbalansräkning (läs mer om det här).

Även balansrapporten har normalt tre kolumner:

• Ingående balans – vad företaget går in med från förra perioden eller året
• Period – till exempel april. Då avses årets alla månader fram till och med april
• Utgående balans – vad företaget har med sig till nästa period eller år.

Först när räkenskapsåret är slut och bokslutet är klart, kommer det att stå ”Årets resultat” på sista raden i resultatrapporten, och det står klart om det blev vinst eller förlust.

Eget kapital

I balansrapporten finns nu en mycket intressant siffra under ”Eget kapital”, i kolumnen ”utgående balans”: Det som överstiger aktiekapitalet kan aktieägarna i princip ta ut som utdelning till låg skatt – förutsatt att det finns tillräckligt dels att föra över till nästa år så att det uppstår en buffert, dels att det finns pengar i kassan att betala ut pengarna. En annan förutsättning är att bolagsstämman fattar beslut om utdelning. Här ligger en stor skillnad mot enskild firma – där finns inget aktiekapital att ta hänsyn till, utan du förfogar fritt över pengarna.

Småföretagarskolan del 1 och 3

Småföretagarskolan del 1 hittar du här
Småföretagarskolan del 3 hittar du här