1 april 2019 ställer offentliga verksamheter om till elektroniska fakturor

Från och med 1 april 2019 är alla offentliga verksamheter som myndigheter, kommuner och landsting tvungna att ta emot fakturor elektroniskt. Observera att lagkravet gäller alla offentliga upphandlingar som påbörjas den 1 april 2019, eller därefter. Upphandlingar innan 1 april omfattas inte av lagen.

Det nya kravet gör en del leverantörer nervösa. Det innebär i praktiken att leverantörer tvingas anpassa sina faktureringsrutiner.

Det där med ”e-faktura” är dessutom inte hela sanningen. Det ska vara e-fakturor enligt europeisk standard, PEPPOL. Det är ett nätverk där alla offentliga företag och organisationer som tar emot fakturor ska vara anslutna.

– Beroende på vad som är avtalat kan du även leverera din faktura i annat format, förutsatt att din kund kan ta emot dem, säger Susanne Granath på Svea Ekonomi.

Som företagare kommer du till och med att kunna fortsätta skicka pappersfakturor, i alla fall om du har ett avtal som är tecknat före den 1 april 2019.

– Skickar du pappersfaktura kommer du ändå att få betalt. Men tecknar du nya avtal eller skriver om befintliga kommer du behöva anpassa din fakturering till den europeiska standarden för att få betalt, säger Susanne Granath.

Tanken med e-fakturan är att ingen mänsklig hand ska behöva ta i fakturan, ingen ska behöva ankomststämpla den, och den kan inte läggas på hög. Den ska bara flöda genom systemet och gå rakt in i bokföringen. Därför fungerar inte pappersfaktura och inte heller faktura via mail. Teoretiskt sett innebär det att betalningarna borde ske snabbare än i dag. Men givetvis måste även e-fakturor gå igenom ett attestförfarande.

De stora ekonomisystemen är förberedda

Flera av de stora ekonomisystemen har redan förberett sig för förändringen. Men vissa företag har egna ekonomisystem som i så fall måste kompletteras, vilket kan bli dyrt. Då kan lösningen vara att vända sig till tredje part som får sköta faktureringen.

– Riktigt små företag som kanske bara har en enda offentlig kund kan få problem att fakturera. Ett annat problem kan vara att kunden, till exempel enskilda kommuner, inte har följt med i den här nyheten och inte anslutit sig till PEPPOL, säger Stefan Ericson, expert på betalningar på Svea Ekonomi.

Så funkar PEPPOL

PEPPOL är byggt för att affärspartners ska kunna utföra enkel och säker e-upphandling, e-handel och e-fakturering. Köpare och säljare ansluter sig till PEPPOL-nätverket via så kallade accesspunkter. Genom accesspunkterna kan parterna sedan utväxla ”affärsmeddelanden”, till exempel fakturor, mellan varandra.

Accesspunkter tillhandahålls av operatörer, för exempelvis VAN-tjänst eller liknande, alternativt via en systemleverantör som erbjuder en inbyggd accesspunkt. För att få bli en accesspunktoperatör i PEPPOL krävs att man lever upp till högt ställda tillgänglighetskrav och att man går igenom en certifieringsprocess.

Svea Ekonomi är godkänd som accesspunkt för fakturor i PEPPOL.

Den myndighet som ”äger” e-fakturafrågan är DIGG. Vill du läsa mer om de nya e-fakturareglerna, gå in på www.digg.se.

Källa DIGG