Svårt att få betalt?

Det är inte lätt att veta hur kunden tänker när hen inte betalar sin leverantörsfaktura i tid. Gillis Wener, expert på Svea Ekonomi, analyserar ett leverantör-/kundförhållande och berättar om vanliga orsaker till att din faktura inte blir betald.

1. Din kund har inte fått fakturan, eftersom den gick till fel person på företaget. Den personen har gått på barnledighet/semester/har slutat.
2. Din kund vill ha fakturan på mail, men du har skickat den per post. Postadressen stämmer inte riktigt med den officiella adressen. Brevet kan inte levereras.
3. Din kund vill ha fakturan med post, men du tycker det är gammalmodigt att hantera kuvert, slicka frimärken och behöva hitta en av de allt sällsyntare brevlådorna. Så du har mailat rakt in i ett svart hål – en felaktig mailadress.
4. Du har skickat fakturan till den som beställde varan eller tjänsten, men det är ju helt andra personer som ska attestera och betala. Godkännandet av fakturan tar tid.
5. Du har skrivit en otydlig faktura, där det helt enkelt inte framgår när du vill ha pengarna för din faktura.

–      Allt som beskrivs ovan beror egentligen bara på en sak: Oklar överenskommelse från början om vem som ska ha fakturan, var den ska skickas och när du vill ha pengarna. Detta måste man slå fast när leveransavtalet sluts, säger Gillis Wener.

Ett tydligt avtal kan alltså göra att dina fakturor hamnar högst upp. Men det finns mer som kan gå fel hos kunden. Hen kan exempelvis ha mer eller mindre tillfälliga likviditetsproblem. I sådana fall kanske detta har hänt.

1. Kunden har tvingats välja mellan din och flera andra fakturor. Du drar nitlotten, eftersom din leverans inte tillhör de viktigaste för kundens verksamhet.
2. Du skickar ofta flera påminnelser och du har ännu aldrig använt dig av inkassoåtgärder. Din kund har vant sig vid det, och lägger lugnt undan din faktura i väntan på nästa påminnelse. Och nästa.
3. Du har hittills aldrig lagt på dröjsmålsränta, förseningsersättningar eller påminnelseavgifter. Kunden får helt enkelt en gratis kredit genom att vänta med att betala.

– Skärp era kravrutiner. Skicka inte mer än en påminnelse, använd sedan inkasso som en nästa åtgärd, säger Gillis Wener.

Jobba aktivt med telefonen är en annan metod han tipsar om. Ring företaget och hör vad som har hänt. Kräv att få tala med rätt person. Det kostar tid och möda, men är värt det. Känns det övermäktigt kan du alltid ta hjälp av en tredje part som hjälper dig att skicka fakturor, bevaka dessa och driva in pengarna.

Gillis Wener menar att oro och rädsla för att stöta sig med sina kunder ofta spelar in. Men oron kan vara obefogad. Exempelvis känner sig många småföretagare illa till mods när de tvingas använda sig av inkasso för att driva in en betalning från ett större företag. Men i själva verket är det sällan så att den som har beställt och den som är ansvarig för att betala är samma person. Din relation kanske inte alls blir påverkad.

– Det behövs ofta små justeringar i kravrutinerna för att få snabbare betalt från kunderna, att få betalt snabbare förbättrar kassaflödet och gör livet enklare för ditt företag, säger Gillis Wener.

Bra att veta - nytt EU-direktiv: obligatorisk e-faktura till offentliga sektorn

Från och med 1 april 2019 måste alla som levererar till den offentliga sektorn, alltså stat, kommun och landsting, skicka e-faktura.

PDF-fakturor eller inscannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor. Det måste alltså vara e-faktura enligt en ny europisk standard. Annars kommer din faktura att avvisas enligt direktivet.

Om ditt företag levererar till offentlig sektor är det alltså hög tid att förbereda dig.

Samtidigt måste all offentlig verksamhet förbereda för att kunna ta emot e-fakturor till den 1 april.