Creditmanagement verbeteren? Gebruik onze 10 tips of verkoop je facturen aan Svea!

Het signaleren, beoordelen en indammen van kredietrisico’s bij de start. Denk aan het bepalen van algemene voorwaarden. Beoordeling van de kredietwaardigheid van je klanten met creditchecks. Het vaststellen van een kredietlimiet (het max. openstaand bedrag per opdrachtgever). Of het nemen van een kredietverzekering.

Het zorgvuldig opmaken & versturen van de factuur. Om vervolgens de status tussentijds te monitoren. Is de betaaltermijn verstreken? Voer dan debiteurenbeheer door het versturen van bijvoorbeeld een betalingsherinnering. Communicatie is hierbij key. Gebruik hier onze 7 tips voor snellere betaling.

Het innen van facturen via een derde. Je kunt hier gebruik van maken bij compleet uitblijvende betaling als de betaaltermijn is verstreken en je al meerdere aanmaningen hebt gestuurd. Denk aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat. Let op: factoring is géén incasso, maar een 3-in-1 financiering. (1)

Wat is het verschil tussen creditmanagement en debiteurenbeheer?

Bekijk financiële gegevens van je potentiële opdrachtgever bij de KvK voor een beter creditmanagement. Zo kan je het risico inschatten en bepalen of het verstandig is om zaken te doen. Vraag gratis basisinformatie op of download voor een paar euro een uittreksel uit het Handelsregister en de jaarrekening van de organisatie. Een kleine investering die zich makkelijk terugverdient als er een klant tussen zit met financiële problemen of een aanstaand faillissement.

Ga voorafgaand aan de opdracht in gesprek met nieuwe klanten om elkaar beter te leren kennen. Vraag hem naar de gang van zaken en recente opdrachten. En luister tussen de regels door om erachter te komen hoe het financieel gaat en hoe groot het debiteurenrisico is. Daarnaast schept een persoonlijk gesprek een band. Zo stuur je aan op meer onderling vertrouwen. Wat de kans op praktijken achter jouw rug om verkleint tijdens het creditmanagement!

Ontvang je vooral grote betalingen van een kleine groep klanten? Bij deze hoge concentratiegraad is het risico op cashflow problemen ook groter. Want betaalt 1 van hen te laat? Dan heeft dit direct grote invloed op het beschikbare werkkapitaal. Voorkom dit door opdrachten over meerdere partijen te spreiden. Zo ben je niet langer afhankelijk van die paar grote klanten! Lukt dit niet? Categoriseer je klanten dan in ieder geval volgens de 80-20 regel (20% van de klanten zijn vaak verantwoordelijk voor 80% van de omzet). Wees bij hen daarom het meest actief en consistent in het klantcontact tijdens je creditmanagement!

Ga je toch in zee met een partij waarbij je twijfels hebt over zijn financiële resultaten? Of heb je een hoge concentratiegraad? Dan kan je in je creditmanagement kiezen voor een kredietverzekering om het risico op wanbetaling van facturen uit te sluiten. Wist je dat je met factoring via Svea ook 100% verzekerd bent van je geld? Want naast het direct uitbetalen van facturen en het op tijd beheren van jouw debiteuren, dragen wij ook het kredietrisico!

Maak je afspraken met klanten? Bijvoorbeeld over deelbetalingen, kortingen of een nieuwe deadline voor betaling? Leg ze dan vast als een bewijs tijdens het creditmanagement proces! Zet de afspraken bijvoorbeeld ook nog even op de mail en voeg hier de opgestelde algemene voorwaarden aan toe. Om miscommunicatie te voorkomen is het handig om jouw betrokken collega’s intern hierover vooraf te informeren.

Verstuur je facturen zo snel mogelijk na levering van de diensten of goederen. Dit voelt misschien niet zo vriendelijk, maar leidt tot aanzienlijk snellere betalingen. Je klanten koppelen de factuur dan namelijk nog aan het geleverde. En voelen zich vervolgens geneigd om iets terug te doen. Zeker als ze tevreden zijn over jouw levering. Vraag bovendien om een ontvangstbevestiging om smoezen tijdens het creditmanagement proces te voorkomen.

Een paar tips over duidelijke communicatie die de betaling versnellen:

• Zorg dat je factuur aan de factuureisen voldoet, zodat alle benodigde info erop staat.
• Gebruik een iDeal-koppeling op je factuur, dan wordt deze 3x zo snel betaald.
• Schrijf het rekeningnummer zo NL 12 BANK 345 6789 012 i.p.v. NL12BANK3456789012. Dit vereenvoudigt de leesbaarheid en betaling.
• Bel bij uitblijvende betaling. Daardoor komt de aandacht op je factuur te liggen.

Pas op met dreigen, dit leidt eerder tot een langere betaaltermijn dan een korte!

Maak gebruik van creditmanagement software om het proces te digitaliseren. Hierdoor houd je overzicht, bespaar je kosten & tijd en verzamel je data. Maak daarnaast indien mogelijk gebruik van e-facturatie. Zo gaan facturen bij de ontvanger rechtstreeks de boekhouding in, worden ze automatisch geboekt en op de juiste plek gezet. Bovendien automatiseer je contactmomenten bij uitblijvende betaling eenvoudig. Laat er een automatische e-mail uitgaan, voordat de factuur vervalt. Op dag 20 kan je bijvoorbeeld nogmaals automatisch laten checken of de factuur goed is ontvangen, juist in het systeem staat, etc. En richt jouw creditmanagement software in op een vast patroon van communiceren na verval.  

Wist je dat Svea ook een creditmanagement tool heeft? In onze online portal kan je jouw facturen eenvoudig indienen, 24/7 volgen en bekijken. Ook vind je je koopafrekeningen, debiteuren en kredietlimieten hier gebundeld op 1 plek. 

Met een geautomatiseerd creditmanagement systeem verzamel je ook data. Hiermee kan je jouw creditmanagement proces optimaliseren. Zit er bijvoorbeeld een bepaald patroon in facturen die te laat betaald worden? Zoals de betreffende klant, het factuurbedrag of het moment van versturen? Dan kan je aanpassingen doorvoeren om deze pijnpunten op te lossen!

Blijken herinneringen en aanmaningen helaas niet te werken om de onbetaalde factuur te incasseren? Draag je facturen dan over aan een incassobureau om ze toch nog betaald te krijgen. Zij neemt het debiteurenbeheer over als onderdeel van het creditmanagement. En spoort jouw klant op een meer dwingende manier aan om toch te betalen. (2)

Door grip te krijgen op je creditmanagement, creëer je een gezonde cashflow en verbetert je werkkapitaal. Want met een efficiënt creditmanagement houd je wanbetalers buiten de deur. En worden je facturen sneller betaald. Dat verruimt jouw liquiditeitspositie!

In de eerste stap van het creditmanagement proces doe je een kredietanalyse. Daarmee stel je voorwaarden op voor klanten en achterhaal je de financiële status van jouw opdrachtgever. Zo weet je met wie je zaken doet. En voorkom je financiële verrassingen. Want je kan ervoor kiezen om alleen in zee te gaan met stabiele bedrijven. Dat verlaagt het kredietrisico, oftewel de financiële gevolgen als je klant failliet gaat!

Door heldere communicatie & persoonlijk contact tijdens het creditmanagement proces verbetert de verhouding met jouw klanten! Besteed je het uit? Een credit manager of creditmanagement instituut heeft bovendien veel ervaring met creditmanagement. Daardoor kunnen zij jouw facturen met heldere communicatie sneller innen. Met behoud van jullie goede klantrelatie. Bovendien hoef je die vervelende telefoontjes dan niet zelf te plegen. En kan jij het met je klant hebben over wat er echt toe doet: ondernemen!

Door het creditmanagement proces te automatiseren of uit te besteden, bespaar jij kosten en tijd. Want facturen worden sneller geïnd en administratief werk wordt voorkomen. (3)

Voordat je de facturen van een klant bij ons in kunt dienen, voeren wij een creditcheck uit. Een groot voordeel! Want bij de acceptatie van factoring kijken we naar jouw cijfers, maar staat de kredietwaardigheid van je opdrachtgever voorop. Is hij voldoende kredietwaardig? Dan geven we een kredietlimiet af: het maximaal openstaande bedrag per debiteur. En kan je de facturen van die opdrachtgever aan ons verkopen. Bovendien weet jij hierdoor met wie je zaken doet. En voorkom je financiële verrassingen.

Heb je je factuur bij ons ingediend? Dan sturen wij die direct door naar je klant. Is de betaaltermijn verstreken? Dan nemen onze ervaren creditmanagers contact op met jouw opdrachtgever om de status van de nog onbetaalde factuur te achterhalen. Is er een probleem omtrent de factuur of betaling? Dan koppelen we dit aan je terug en lossen we het in samenspraak met jou op. Jouw goede klantrelatie staat tijdens het creditmanagement proces altijd voorop.  

Bij uitblijvende betaling versturen wij meerdere herinneringen en aanmaningen om het door Svea bevoorschotte bedrag te incasseren. Werkt dit niet? In het uiterste geval dragen onze creditmanagers een openstaande vordering over aan een incassobureau. Dit doen we altijd in overleg met jou. Tenslotte zijn wij een werkkapitaal financier. En geen zorgen. Het overdragen van de factuur kost jou niets extra! Want bij de aankoop nemen wij ook het kredietrisico over. Zo ben jij 100% verzekerd van je geld.