Effectief beheer van crediteuren en debiteuren

De gemiddelde betaaltermijn is nu 41 dagen. (1) Een lange tijd om te wachten op je geld! Hoewel debiteuren de afgesproken betaaltermijn meestal goed naleven, kan de debiteurentermijn alsnog té lang zijn om financieel te overbruggen. (2) Wil jij betalingen eerder ontvangen of crediteuren op tijd voldoen? Met betere processen versnel je je geldstroom en cashflow. Dat brengt rust. Start vandaag nog met het versterken van je financiële beheer, met de praktische tips van Svea. 

Liever directe betaling van debiteuren én crediteuren?

Breng je inkomsten en uitgaven in balans met factoring. Dé zakelijke financiering op basis van debiteuren. Jij krijgt je facturen binnen 24 uur betaald, terwijl Svea wacht op de betaling van je klant. Het voordeel? Jij hebt direct financiële ruimte om jouw leverancier te betalen. En Svea neemt daarnaast het debiteurenbeheer en kredietrisico van je over.

Wat zijn crediteuren & debiteuren?

Debiteuren en crediteuren zijn partijen in een zakelijke relatie. Debiteuren zijn geld verschuldigd aan het bedrijf en crediteuren moet jij nog betalen. Samen vormen ze het financiële overzicht van inkomsten en uitgaven.

Wat zijn debiteuren? 

Wat zijn crediteuren?

Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?

Vind de 5 belangrijkste verschillen tussen crediteuren en debiteuren in onderstaande tabel:

(3,4)

Debiteurenbeheer

Waarom goed debiteurenbeheer essentieel is voor je liquiditeit

Een effectief debiteurenbeheer zorgt voor een stabiele cashflow. Betalen jouw klanten op tijd? Dan kun jij je eigen kosten, zoals salarissen, inkoop & btw, ook op tijd voldoen. Dit versterkt niet alleen de relatie met leveranciers, maar brengt ook financiële stabiliteit - wat externe financiering overbodig maakt. Zo kun je beter plannen en investeren. Bovendien voorkomt goed debiteurenbeheer misstanden over facturen en verkleint het kredietrisico’s. (3)

Hoe voer ik effectief debiteurenbeheer?

Als specialist op het gebied van creditmanagement, weten onze debiteurenbeheerders als geen ander hoe je facturen zo snel mogelijk betaald krijgt. Krijg daarom 5 tips van Svea voor een succesvol debiteurenbeheer. 

1. Vereenvoudig de betaling

Stuur de factuur direct na levering. Zo koppelt je klant de factuur nog aan de opdracht en voelt hij zich sneller geneigd om te betalen. Voeg aan deze factuur een iDEAL-betaallink toe. Hiermee kan je klant met één klik betalen, zonder in te loggen in zijn bankomgeving. Uit onderzoek blijkt dat de factuur dan 3x zo snel wordt betaald. (5) Vermeld daarnaast het rekeningnummer in ‘chunks’, zoals NL 12 BANK 345 6789 012, in plaats van NL12BANK3456789012. Dit leest makkelijker en maakt betalen nog eenvoudiger.

2. Check regelmatig kredietscores & werk met kredietlimieten

Een kredietscore toont aan hoe kredietwaardig een bedrijf is. Deze helpt de betrouwbaarheid van je klant te beoordelen in het nakomen van financiële verplichtingen, zoals het betalen van facturen. Koop losse rapporten of sluit een abonnement af bij een kredietinformatiebureau om toegang te krijgen tot creditchecks. Heb je een kredietverzekeraar? Die biedt vaak ook informatie. Controleer hierbij niet alleen de kredietscore van nieuwe klanten, maar ook van bestaande relaties. En wijzig de kredietlimiet – het maximaal openstaande bedrag – als hun situatie verandert. Dit is voor je klanten bovendien een trigger om eerder te betalen, want dan kunnen ze ook weer eerder nieuwe opdrachten afnemen.

Monitor tot slot openbare bronnen, zoals de KvK-info, social media en nieuwssites. Negatieve signalen, zoals ontslagen, slechte reviews of publicaties, vragen om een strenger beleid met controles en limieten. 

3. Implementeer een creditmanagement dashboard en herken betalingspatronen

Maak gebruik van een creditmanagement dashboard om inzicht te krijgen in betalingsgedrag en klantinformatie. Met een API (Application Programming Interface) kun je je dashboard zelfs koppelen aan je boekhoud- of ERP-systeem. Want een API is een digitale brug die systemen en software met elkaar laat communiceren en gegevens uitwisselt. Met deze koppeling kun je informatie real-time ophalen en analyseren. En op basis daarvan patronen herkennen, voorspellingen doen en het debiteurenbeheer daarop afstemmen. Bijvoorbeeld door tijdig herinneringen te sturen of betalingsvoorwaarden aan te passen.

4. Automatiseer het herinneringsproces en bel als de betaaltermijn is verstreken

Automatiseer betalingsherinneringen, maar combineer dit met een persoonlijke opvolging. Zo kan het debiteurenbeheer er niet bij inschieten. De factuur en herinnering kun je het beste per e-mail opsturen. Maar na het verstrijken van de betaaltermijn is het verstandig om je klant ook even op te bellen. Want misschien is het e-mailadres onjuist, is de factuur in de spam-box beland of word je klant simpelweg overspoeld door andere e-mails. Met een telefoontje zorg je dat de aandacht weer op jouw factuur komt te liggen.

5. Train je team in gespreksvaardigheden

Debiteurenbeheer gaat niet alleen om cijfers, maar ook om mensen. Train daarom je team in effectieve en empathische gespreksvoering. Zo kom je snel tot een oplossing, met behoud van de goede klantrelatie. Al helemaal belangrijk bij grote, trouwe klanten die even krap bij kas zitten. (3)

Hoe ga ik om met dubieuze debiteuren?

Dubieuze debiteuren zijn debiteuren waarbij het de vraag is of ze de openstaande rekening ooit nog zullen betalen. Denk aan bedrijven die financiële problemen hebben of klanten die van de aardbodem verdwenen lijken. Gebruik in dat geval zeker bovenstaande tips! Is duidelijk dat je debiteur niet meer gaat betalen? Dan doe je drie dingen:

• De factuur afboeken, ook wel crediteren genoemd. Dit betekent dat je de factuur uit de administratie haalt en als verloren boekt.
• De factuur fiscaal in mindering brengen. Boek de factuur als verlies in je winst- en verliesrekening. Zo wordt je belastbare winst lager en betaal je dus minder belasting.
• De btw terugvragen bij de Belastingdienst. Je kunt de factuur niet meer innen. Daarom heb je eerder onnodig btw afgedragen. Deze kun je terugvragen bij de Belastingdienst. (6)

Jouw debiteurenbeheer uitbesteden?

Er zijn verschillende methodes om het debiteurenbeheer uit te besteden, namelijk:

• Creditmanagementbureaus: zij beheren het hele proces, van herinnering tot incasso.
• Administratiekantoren: zij kunnen het debiteurenbeheer verzorgen als onderdeel van meerdere financiële diensten.
• Softwareoplossingen met externe ondersteuning: hierbij laat je het beheer deels automatiseren onder begeleiding van experts.  
• Factoringmaatschappijen: zij kopen jouw facturen en betalen deze binnen 24 uur uit, vaak met overname van het debiteurenbeheer en kredietrisico.

De rol van factoring in debiteurenbeheer

Factoraars betalen facturen direct uit, maar nemen daarbij ook het debiteurenbeheer en kredietrisico over. Zo word jij volledig ontzorgd. Want je hoeft zelf niet meer achter facturen aan. Wat tijd, personeel én geld bespaart. Bovendien zijn de debiteurenbeheerders bij Svea ervaren. Zij innen jouw facturen zo snel mogelijk, met behoud van jullie goede klantrelatie. 

Crediteurenbeheer

Het belang van goed crediteurenbeheer en -administratie

Goed crediteurenbeheer is noodzakelijk voor een gezonde cashflow. Betaal jij je leveranciers op tijd? Dan versterkt dit jullie relatie en vertrouwen. Soms leidt dit zelfs tot kortingen of de mogelijkheid om te onderhandelen. Goed beheer zorgt dat je betalingen tijdig kunt voldoen, waardoor je minder afhankelijk bent van externe financiering. Tegelijkertijd heeft tijdige betaling een positief effect op jouw kredietwaardigheid, wat de toegang tot financiering vergroot en leidt tot gunstigere voorwaarden wanneer je deze nodig hebt. (4)

Hoe voer ik effectief crediteurenbeheer?

Als specialist op het gebied van cashflowmanagement, geven wij je graag advies. Krijg daarom 5 tips van Svea voor een succesvol crediteurenbeheer.

1. Onderhandel over betalingskortingen

Sommige leveranciers geven kortingen bij tijdige betaling. Vraag daarom actief naar de mogelijkheden. Dit verlaagt kosten, verhoogt je marge en verbetert je liquiditeitspositie.

2. Facturen controleren

Controleer of de factuur voldoet aan de wettelijke eisen. Zo zijn een aantal gegevens op de factuur verplicht, zoals: de datum, het KvK-nummer en adres. Dit is nodig voor transparantie, fiscale controle en om juridische problemen te voorkomen. Zorg bovendien voor een duidelijk goedkeuringsproces. Controleer of alle gegevens die erop staan kloppen, ook qua bedrijf, opdrachten en prijzen. Zo voorkom je dat je bedrijf slachtoffer wordt van onjuiste betaling of fraude, bijvoorbeeld voor niet geleverde producten of diensten. Klopt de factuur niet? Bewaar dan alle documenten en correspondentie over de factuur. (7)

3. Communiceer bij uitblijvende betaling

Betaal gecheckte facturen binnen de wettelijke en/of afgesproken betaaltermijn. Zit je krap bij kans en lukt dit niet? Communiceer hier dan over met je leverancier. Hij weet dan ook waar hij aan toe is. Maak duidelijke afspraken en tref een betalingsregeling. En bevestig de afspraken schriftelijk. Zo houd je ook een goede relatie met je leverancier.

4. Implementeer een creditmanagement dashboard en herken betalingspatronen

Gebruik ook hier een creditmanagement dashboard en koppel deze aan je boekhoudsysteem. Dit helpt om: 
1.    Automatisch betalingen en betalingsherinneringen in te stellen.
2.    Real-time inzicht te krijgen in openstaande facturen.
3.    In te schatten of er onderhandelingsruimte is over betalingsvoorwaarden.
4.    Een nauwkeurige administratie te onderhouden met rapportages. 

5. Benut inkoopgarantie met factoring

Moet jij inkopen bij een leverancier om de opdracht of bestelling gereed te maken voor je klant? Inkoopgarantie met factoring beschermt het risico voor leveranciers als jij je betaling niet na kan komen. Het biedt je leverancier namelijk zekerheid dat de inkoop gefinancierd wordt, zelfs als je eigen liquiditeit beperkt is. Hoe het werkt? Svea geeft garantie van betaling van de inkoop aan je leverancier. Zodat hij aan jou wil leveren. En heb jij geleverd aan je zakelijke klant? Dan krijg jij de marge ook direct betaald. Want met factoring ontvang jij binnen 24 uur het geld van je facturen. Samen versterken ze elkaar: factoring verbetert je cashflow, terwijl inkoopgarantie voorkomt dat je betalingsverplichtingen aan crediteuren in gevaar komen. (4)

Wat zijn de risico’s van veel crediteuren hebben?

Veel crediteuren hebben, heeft een aantal risico’s. Efficiënt crediteurenbeheer is dan extra belangrijk, anders kunnen de volgende problemen ontstaan:

1. Het overzicht in je administratie gaat verloren, wat zorgt voor fouten & gemiste betalingen.
2. Betalingsachterstanden leiden tot boetes, rentes of onderbreking van de levering.
3. Het beheren van je crediteuren kost jou extra tijd en geld.
4. Weinig tijd voor persoonlijke aandacht kan jullie relatie schaden en de onderhandelingspositie verslechteren. (4)

Wat als ik moeite heb om mijn crediteuren op tijd te betalen?

Tref betalingsregelingen en schakel externe hulp in, zoals:

• Financieel adviseurs: voor strategisch advies en een duurzame oplossing.
• Financier: herfinanciering kan tijdelijke financiële druk verlichten.
• Administratie- en accountantskantoren: besteed het crediteurenbeheer uit en krijg advies om betalingsregelingen te treffen.
• Insolventieadviseur: als de situatie echt ernstig is, helpt hij bij schuldherschikking of surseance van betaling.
• Factoring: wacht je zelf (te) lang op betalingen? Met factoring ontvang je direct het geld van je factuur. Zo heb je meteen werkkapitaal om kosten aan crediteuren te voldoen.

Op zoek naar debiteurenfinanciering om jouw kosten op tijd te voldoen?

Dan is factoring via Svea dé oplossing voor jou. Want verkoop je je facturen aan ons? Dan krijg je je factuur binnen 24 uur betaald. En wij wachten op de betaling van je klant. Dit verbetert direct je cashflow en je profiteert zelfs van een 3-in-1 financiering op maat:

1. Directe betaling facturen: voor 12.00 uur ingediend? Vandaag betaald.
2. Overname debiteurenbeheer: dit geeft jouw bedrijf direct extra slagkracht.
3. 100% verzekerd - géén debiteurenrisico: Svea draagt het risico als betaling uitblijft.

Dankzij deze verbeterde liquiditeit, flexibiliteit en financiële zekerheid, kun jij je focussen op groei. Dat maakt Svea dé cashflowversneller voor ondernemend Nederland. En dit alles al voor een prijs vanaf 2% per factuur, wat direct van het factuurbedrag wordt ingehouden. Lees meer over factoring of neem snel contact op voor persoonlijk advies op maat.

Ook direct je geld, zonder debiteurenbeheer?

Gebruik factoring als cashflowversneller

• Verkoop je facturen aan Svea
• Krijg deze binnen 24 uur betaald
• Breng je inkomsten en uitgaven in balans
• En betaal ook jouw leveranciers op tijd!

Copyright © Svea Finans Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Geen enkel deel van deze publicatie mag worden gereproduceerd, opgeslagen in een zoeksysteem of worden verzonden, in welke vorm of op welke manier dan ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.