Snabbt betalt - viktigare än du tror

Den så kallade 80/20-regeln är tillämplig på mycket i ett företag, men framför allt när det gäller dina kunders betalningsvilja. Regeln innebär i korthet att 80 procent av dina kunder betalar i tid, medan 20 procent inte gör det. Dessa 20 procent kan kosta dig mer än du tror, och det kan vara värt att lägga krut på att få dem att ändra sina rutiner.

Var tydlig
Ibland kan sena betalningar bero på dig själv och dina rutiner. Du kanske är otydlig när du skriver fakturorna. Använder du ord som ”30 dagar netto” är risken stor att din kund missuppfattar vad du menar. Orden är gammalmodiga och otydliga. – Skriv ”oss tillhanda” eller ”bokfört på vårt konto” och ett datum. Det missuppfattas inte, utan kunden förstår att du vill ha pengarna på ditt konto detta datum. För att kunna uppfylla det måste pengarna skickas någon dag i förväg, säger Stefan Ericson, Svea Ekonomis expert på betalningsregler.

Inga luddiga uttryck
Använder du luddiga uttryck är det bäddat för att kunden skickar pengarna först på betalningsdagen eller ännu senare – och då har du gett din kund en gratiskredit utan att själv tänka på det. Till och med ordet förfallodag kan misstolkas. Med det menas den dag då fakturan ska vara betald, men det finns de som tror att de kan utföra betalningen då. Extra svårt blir det när företagare skriver både förfallodag och 30 dagar netto på sina fakturor. Då har kunden fått dubbla budskap och har all rätt att bli förvirrad.

Var snabb med att fakturera
För att snabbt få betalt är det viktigt att själv vara alert. Det vill säga: Skicka fakturan så fort som möjligt – vänta inte tills det blir en ledig stund i verksamheten. Det leder ofelbart till att du skickar fakturan sent, och i värsta fall kanske du glömmer den helt och hållet. Kommer inte pengarna, skicka en påminnelse direkt. Fungerar inte det heller, ring upp kunden och fråga vad som har hänt, eller vänd dig till inkasso. Anledningen till att det är så viktigt att jobba med sina fakturor är att det kostar mycket pengar att låta kunden vänta med att betala.
I praktiken binder du då kapital i reskontran, pengar som du själv
kunde använda på ett bättre sätt.

"Du måste själv vara både tydlig och snabb - det är dyrt att låta kunden vänta med att betala" 

Snabbt om 80/20-regeln

• 20 procent av produkterna eller kunderna står för 80 procent av vinsten
• 20 procent av marknadsföringen eller säljarna ger 80 procent av intäkterna
• 20 procent av ditt arbete ger 80 procent av resultatet
• 20 procent av personalen står för 80 procent av personalproblemen

Och omvänt

• 80 procent av klagomålen kommer från 20 procent av kunderna

Du skulle alltså 1) kunna tacka nej till de olönsamma kunderna och/eller 2) bearbeta dem så att de blev lönsamma. Du skulle också kunna ta mycket mer ledigt och ändå få det nödvändiga jobbet gjort och/eller frigöra tid och investera den i något nytt.

Hur räknar jag ut den verkliga kredittiden?
Det finns formler för det, gör så här:
Ta alla utestående kundfordringar och dela med din årsomsättning och multiplicera med 360. Du får nu fram en siffra, till exempel 45. Det innebär att du i snitt ger dina kunder en kredit på 45 dagar. Du har allt att vinna på att sänka antalet kreditdagar. Sätt upp ett mål, till exempel att minska kredittiden med 10 dagar.

Hur mycket kapital frigör företaget?
Det går också att räkna ut, gör så här:
Multiplicera antalet dagar som du har minskat kredittiden med (till exempel 10) med din årsomsättning och dividera med 360. Du får då fram en summa i kronor.

Exempel:
Företaget har en omsättning på 11,228 Mkr
Utestående kundfordringar: 1,750 Mkr
Kredittid: 1,750 Mkr/11,228 Mkr x 360 dagar = 56 dagar
Frigjort kapital om kredittiden sänks med 10 dagar
10 dagar x 11,228 Mkr/360 dagar = 311 000 kr

Här är fördelarna
I räkneexemplet frigörs 311 000 kronor genom en sänkt kredittid med 10 dagar. Här är fördelarna med det:

• De 311 000 kronorna stärker bolagets kassa hela året.
• Företaget slipper låna pengar/utnyttja kredit hos banken och de kostnader för ränta och fasta avgifter som följer med det.
• Företaget kan använda pengarna till att betala sina leverantörer på ett bättre sätt. Man slipper betala dröjsmålsräntor och kan till och med betala leverantörer med kortare betalningsvillkor, vilket kan leda till rabatter.