Dårlige betalere: Kan man få pengene hjem uden at ødelægge et vigtigt kundefor­hold?

Varen er leveret, fakturaen er sendt, men betalingen kommer ikke. Der går 30 dage. En rykker bliver sendt. Der går 60 dage, 90 dage, 120 dage. Endelig kommer pengene.

For nogen. For andre gør de aldrig.

Desværre er det ikke ualmindeligt for mange små og mellemstore danske virksomheder at løbe ind i dårlige betalere eller kunder, som har urimeligt lange betalingsfrister.

Bevidste forsinkelser af betalinger er et meget almindeligt problem blandt danske virksomheder. Ifølge en international forskningsundersøgelse fra firmaet Basware baseret på svar fra 1015 virksomheder i 10 lande forsinker to ud af tre danske virksomheder bevidst deres betalinger.

Charlotte Amundsen, Inkassochef i Svea Inkasso, er ikke overrasket over det billede, undersøgelsen tegner.

”Vi oplever det hele tiden. Rigtig mange af vores kunder er små og mellemstore virksomheder, og hvis de ikke har lavet en ordentlig proces overfor deres kunder, når de ikke betaler, kan det få store økonomiske konsekvenser for dem,” siger hun.

Rundt i manegen

Det betyder, at de mindre virksomheder kan ende i en uheldig situation, hvor de bliver presset på økonomien, fordi de er for flinke.

”Mange gange bliver mindre virksomheder kørt lidt rundt i manegen med dårlige undskyldninger og dårlige forklaringer. Det kan ende med, at de ikke får deres penge inden for de aftalte tidsfrister. Nogle gange må virksomheden vente 60, 90 og endda 120 dage. Og når betalingsfristen bliver overskredet med så lang tid, så er risikoen for tab større,” forklarer Charlotte Amundsen.

Hun understreger, at store virksomheder ofte har deres egne betingelser i forhold til betaling, og dem giver de sig ikke på. Det bakkes også op af undersøgelsen fra Basware. Den dokumenterer nemlig, at den bevidste forsinkelse er en del af en strategi.

”Hvis man som mindre virksomhed vil samarbejde med de store virksomheder, må man acceptere deres betalingsbetingelser. Ofte samarbejder små virksomheder også med andre mindre virksomheder, der også har problemer med at få deres penge hjem fra store virksomheder. Det er en negativ spiral,” siger Charlotte Amundsen.

Kan få fatale konsekvenser

Små og mellemstore virksomheder havner derfor ofte et sted, hvor de er mere eller mindre prisgivet. De har hverken musklerne og ej heller lysten til at trykke den store og måske særligt vigtige kunde for deres forretning på maven.

”Der er ikke særlig mange SMV’ere, der har lyst til at sige til deres store kunde, at et samarbejde fordrer en forudbetaling. For resultatet kan være, at den store virksomhed vælger en anden samarbejdspartner’” fortæller Charlotte Amundsen.

En anden væsentlig udfordring er, at SMV’erne som oftest heller ikke har ressourcerne til at inddrive betalinger. Det ender ofte med, at det er sælgeren eller ejeren selv, der skal rykke de dårlige betalere.

”Det er tæt på at være et faktum, at mens en lille håndværker nok er god til sit håndværk, så er vedkommende sjældent lige så stærk i det regnskabstekniske. Samtidig kræver det rigtig mange ressourcer at skulle fakturere og inddrive, hvilket betyder, at det ofte bliver udskudt til slutningen af måneden, hvilket leder til endnu længere betalingstider,” siger Charlotte Amundsen.

De manglende betalinger vil i sidste ende kunne betyde, at virksomheden drejer nøglen om. Og det, fortæller den erfarne inkassochef, kan også følelsesmæssigt være utroligt svært at navigere i.

”Ens livsværk er pludseligt truet, fordi kunderne, man stolede på, ikke betaler sine regninger,” siger Charlotte Amundsen og fortsætter:

”De fleste tror på det bedste i mennesker, og går jo ikke ind i et samarbejde med tanken, at de vil undlade at betale, men der er helt sikkert selskaber, som udelukkende har det for øje. De kommer aldrig til at betale det krav, der er blevet stillet for det arbejde, der er blevet udført.”

Det er dog vigtigt for Charlotte Amundsen at påpege, at langt de fleste betaler regningerne til tiden, og når det ikke sker, er der ofte tale om ren forglemmelse, hvorfor det er oplagt, at man har faste rykkerprocedurer eller samarbejdspartnere til at håndtere den del.

Oprethold den gode kunderelation

Mange erhvervsdrivende finder det samtidig svært at opretholde den gode kunderelation samtidig med, at de skal inddrive deres tilgodehavende fra kunden.

Det er endnu en grund til, at Charlotte Amundsen mener, at det kan være en god idé at overlade inddrivning af gæld til et inkassofirma.

”Det kan ofte være ubehageligt og ikke mindst et tidskrævende job at skulle rykke sine egne kunder. Men det er dér, at det er rart at have nogen som os. Vi kan sende en rykker og tage den dialog, der kommer efterfølgende. Det er let at få en følelse af, at blive svigtet, når den anden part ikke overholder aftalen. I sådan et tilfælde er det langt nemmere og mere effektivt at få et eksternt firma som Svea til at stå for det,” siger Charlotte Amundsen.

Hun peger også på, at det har en stor effekt, når der kommer en henvendelse fra et inkassofirma om, at betalingen skal falde nu end, at det er ejeren selv, der sidder og rykker igen og igen.

Men når det er sagt, så skal et inkassofirma udvise stor respekt for, at forholdet mellem virksomhed og kunde ikke skal lide overlast.

“Vi ved, hvor vigtigt det er at opretholde en god kunderelation, selv når inkasso bliver nødvendigt. Derfor behandler vi altid vores kunders kunder, som var de vores egne kunder. Som inkassoselskab skal vi altid følge god inkassoskik, hvilket kun hjælper til at gøre processen mere smidig og mindre konfliktfyldt end hvis man som virksomhedsejer skal sidde og rykke sine egne kunder,” siger Charlotte Amundsen.

Klare konsekvenser

Men Charlotte Amundsen har også råd til de små og mellemstore virksomheder, der måske til en start foretrækker ikke at skulle inkludere et inkassofirma.

”Virksomheden bliver simpelthen bedre til at få pengene ind, hvis den får sat nogle rutiner og systemer op. Det skulle meget gerne minimere tab og gøre, at pengene kommer hurtigere ind,” siger Charlotte Amundsen.

Inden det kommer så langt, at man havner i bunken af ubetalte regninger på skrivebordet hos en dårlig betaler, kan man nemlig som virksomhed faktisk gøre en række ting selv for at minimere risikoen for uheldige oplevelser.

”Hvis man har en dårlig mavefornemmelse, så kan man begynde med at google selskabet eller lave et hurtigt kredittjek inden igangsættelse af større ordrer,” siger Charlotte Amundsen.

Hun påpeger, at det allervigtigste er at have kundens CVR-nummer, så man kan sikre sig, at det er de korrekte oplysninger, man har fået.

”På den måde kan man sikre, at alle oplysninger fremgår af fakturaen, så der ikke er noget, der kan misforstås. Sørg også for at få faktureret, så snart arbejdet er udført, ellers gives kunden blot endnu længere kredittid. Hvis uheldet alligevel er ude, og betalingen ikke falder, så sørg for hurtigst muligt at rykke. Jo længere tid, der ventes, jo større risiko er der for, at der ikke kommer nogen betaling,” siger Charlotte Amundsen.

Hun understreger, at hvis virksomheden selv står for inddrivelse, er det enormt vigtigt, at det også har en konsekvens, når der rykkes for betaling.

”Det hjælper ikke at blive ved med at ringe op med det resultat, at kunden får udskudt sin betalingsdato endnu en gang. Det virker bedre at sige: ’Hvis jeg ikke har pengene på mandag, så bliver vi nødt til at sende sagen videre til vores inkassofirma.’ Det har nogle konsekvenser, som kunden forstår,” siger Charlotte Amundsen og understreger igen, at har virksomheden klare rutiner, der sikrer konsekvent rykkerproces, så vil de i langt de fleste tilfælde have en præventiv effekt.

”Det er også den type rådgivning, vi står klar med: Hvordan optimerer virksomheden sin nuværende fakturerings- og rykker procedure bedst muligt. Og hvis uheldet så er ude, så er det som virksomhedsejer betryggende med en effektiv og erfaren inkassopartner, så der i stedet kan fokuseres på kerneforretningen,” slutter hun.

Har du som erhvervsdrivende brug for hjælp til at inddrive penge uden at det ødelægger den gode kunderelation? Kontakt os i dag på 70203300 eller udfyld nedenstående kontaktformular for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe dig med at optimere din inddrivelsesproces og sikre din virksomheds økonomiske sundhed.