Det var i august at Maik Kunde, eier av takstfirmaet Multitakst AS, bestemte seg for å sette bort hele arbeidet med fakturering og fakturaoppfølging. Nå skriver han fakturaen inn i selve takseringsoppdraget, og når han trykker «send» for taksten, sender han samtidig fakturaen.
Deretter kan han bare glemme alt sammen. Til og med hvorvidt kunden faktisk gjør opp for seg. Maik har uansett pengene inne på konto dagen etter at fakturaen er sendt. Det Maik Kunde gjør, er å selge fakturaene automatisk til Svea Finans. Dermed overlater han også hele jobben med å passe på at folk betaler, og risikoen for at de ikke gjør det, til dem.
– Det fungerer veldig bra og gjør hverdagen mye lettere, sier han og legger til at outsourcingen både gir ham mer tid og bedre humør.
Flere oppdrag
Den tyskfødte takstmannen ble likevel overrasket da han satte opp et regnestykke for fakturakjøps-avtalen, med tallene fra 2014 som eksempel. Svaret ble nemlig at løsningen ikke bare er lettvint, men at den også lønner seg.
– Svea Finans tar tre prosent av fakturabeløpet. Et svært forsiktig anslag er at jeg sparer minst én time arbeid i måneden på oppfølging av fakturering. Jeg trenger jo ikke sjekke at kundene har betalt, at beløpet er riktig, KID-nummeret stemmer, og så videre. Dermed kan jeg ta på meg flere oppdrag, begynner han.
Strengt tatt mener han at han allerede her ville ha vært fornøyd med fakturakjøpsavtalen. Å følge opp ubetalte fakturaer er jo slettes ikke yndlingsbeskjeftigelsen hans.
Slipper avskrivninger
I tillegg kommer enda en faktor, som vipper regnestykket over i pluss: Nesten hvert år er det en eller flere kunder som aldri betaler. Nå blir det finansselskapets problem og ikke hans. I 2014 hadde han tre slike saker. To av dem endte med at namsmyndigheten ikke fant noen midler å drive inn, mens den tredje gjaldt en kunde som lagde så mye ekstraarbeid at Maik bare ga det hele opp.I alt måtte Maik avskrive fakturaer for 11.200 kroner. I tillegg kom utlegg i forbindelse med namsmyndigheten, purregebyrer og utgifter til å skrive begjæringer. Til sammen kostet de tre dårlige betalerne ham 16.358 kroner. I regnestykket plusset han så på 12 frigjorte timer à 1.300 kroner, og satte det opp mot kostnaden: Tre prosent av en omsetning på 825.000,-.
Resultatet overrasket den tidligere rørleggeren. Han kom ut i pluss – på det som han i utgangspunktet anså som en arbeidsbesparende og lettvint løsning.
– Det er faktisk lønnsomt. Jeg har fortalt det til kollegaene mine. De fleste tenker at dette er enda et ledd som skal ha en del av kaka. Men man må se hele regnestykket. Noen fakturaer går tapt hvert eneste år. Selv om jeg skulle gå i null, sitter jeg igjen med en større arbeidskapasitet og bedre humør, sier han.
– Brukte du Svea Finans i 2014?
– Nei dessverre. Jeg begynte ikke å bruke dem før i august. Men året er nokså representativt. Det pleier å være én eller to regninger som ender hos namsmyndighetene, svarer han.
Fleksibel løsning for fakturering
Løsningen som Maik Kunde har valgt, er skreddersydd for Norges Takseringsforbund (NTF) av Svea Finans. Det betyr at betalings- og faktureringsløsningen er integrert i takseringssystemet E-tiq.
Der er det lagt opp til at takstmennene som har en avtale med finanshuset, kan løse faktureringen på tre måter:
- Kunden kan få en betalingslink sammen med taksten, hvor han/hun kan velge mellom å betale alt på en gang eller nedbetale i opptil 24 måneder.
- Takstmannen kan få en automatisk generert PDF med faktura som han kan sende som vedlegg eller printe ut og sende per post.
- Svea Finans lager og sender ut fakturaen utfra ordreopplysningene som er sendt inn gjennom E-tiq.
Svea Finans tar etterarbeidet
Uansett løsning står Svea Finans for alt etterarbeidet med å følge opp betaling og eventuelle purringer og inkasso. De håndterer også spørsmål og henvendelser fra kundene i tillegg til at den enkelte takstmann får sin egen personlige kunderådgiver.
– Rundt 90 prosent av takstmennene som har avtale med oss, har valgt fakturakjøpsavtale. Da får de pengene på konto neste dag, uansett om kunden faktisk gjør opp for seg eller ikke. For takstmannen innebærer dette mer forutsigbar likviditet, mindre jobb med oppfølging av kunder, samt at de kan tilby sine egne kunder en mer fleksibel betalingsløsning. Et annet alternativ er en ren administrasjonsavtale hvor du slipper etterarbeidet men ikke risikoen for mislighold, sier Svea Finans prosjektansvarlige for samarbeidet med NTF, Stig Arne Hansen.
Han understreker at systemet som ligger bak den tekniske løsningen, er generelt og kan brukes av de fleste yrkesgrupper.