Days Sales Outstanding: Wie Sie Ihre Außenstandstage verbessern

Dass ein Kunde seine Rechnung zu spät oder gar überhaupt nicht bezahlt, hat nahezu jeder Unternehmer schon einmal erlebt. Wenn sich diese Situationen häufen, kann das aber gerade für kleine Unternehmen und junge Start-ups zum Problem werden. Um zu ermitteln, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Ihre Kundenforderungen bezahlt werden, lässt sich eine Kennzahl heranziehen: die sogenannten Days Sales Outstanding, kurz DSO. Die DSO sind ein wichtiger Indikator für die Überwachung und Verbesserung Ihres Cashflows. Wir erklären, was es mit den Days Sales Outstanding auf sich hat und wie Sie Ihre Außenstandstage verbessern können.

Days Sales Outstanding – Definition

Die Days Sales Outstanding (zu Deutsch: Außenstandstage) geben die durchschnittliche Anzahl von Tagen an, die ein Unternehmen nach dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen auf die Bezahlung seiner Rechnung wartet. Die DSO werden von dem Zeitpunkt an berechnet, an dem die Rechnung an den Debitor geschickt wird, bis zum Eingang der Zahlung. Damit stellen die DSO einen zentralen Indikator für die Beurteilung Ihrer Fähigkeit, Zahlungen pünktlich zu erhalten, dar.

DSO berechnen

Um besser einschätzen zu können, wie es um Ihre Außenstandstage bestellt ist, können Sie die DSO anhand einer Formel berechnen.

Diese lautet wie folgt:

DSO = (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen / Gesamtumsatz) * gewählter Zeitraum in Tagen

Ein Beispiel:

Ein Unternehmen hat im Januar Waren im Wert von 115.000 € verkauft. Sein Gesamtumsatz für diesen Monat beläuft sich auf 150.000 €. Seine DSO sind: (115.000 / 150.000) * 31 Tage = 23,8 Tage.

Es dauert also im Januar im Schnitt rund 24 Tage, bis die Zahlung des Kunden nach einem Verkauf eingegangen ist. Die DSO kann aber auch quartals- und jahresweise berechnet werden. Die Ermittlung der Days Sales Outstanding über einen längeren Zeitraum (mindestens 90 Tage) macht prinzipiell mehr Sinn.

Was sagen die Days Sales Outstanding über mein Unternehmen aus?

Grundsätzlich gilt: Je höher die DSO, desto höher das Betriebskapital und desto niedriger der freie Cashflow. Die DSO sind ein wichtiger Indikator für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Sind Ihre DSO niedrig, heißt das, dass Ihre Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen vergleichsweise schnell nachkommen. Niedrige Days Sales Outstanding sind also erst einmal positiv zu werten, was Ihnen beispielsweise einen Vorteil in Kreditverhandlungen bringt.

Ganz so einfach geht die Rechnung jedoch nicht auf. Viel wichtiger als der absolute Wert sind nämlich die Schwankungen der DSO von einer Periode zur anderen.

Ein Beispiel macht dies deutlich:

Unternehmen X verkauft seine Waren am heimischen Markt mit einer durchschnittlichen DSO von 20 Tagen. Nun expandiert das Unternehmen ins Ausland, wo die Begleichung der Rechnungen aber deutlich länger auf sich warten lässt – rund 40 Tage. Die durchschnittlichen DSO des Unternehmens steigen auf 25 Tage an.

Unternehmen Y kann auf einen treuen Kundenstamm vertrauen, der seine Rechnungen nach durchschnittlich 30 Tagen bezahlt.

Obwohl die DSO bei Unternehmen Y noch immer höher liegt als die von Unternehmen X, muss Unternehmen X nun deutlich vorsichtiger wirtschaften, da sich sein freier Cashflow mit einem Mal verschlechtert hat. Unternehmen Y ist sich seiner durchschnittlichen DSO bewusst und kann entsprechend gut planen.

Übrigens ist es ratsam, seine DSO mit den nationalen Durchschnittswerten und denen der eigenen Branche zu vergleichen. Die durchschnittlichen Days Sales Outstanding in Deutschland, Österreich und der Schweiz liegen bei rund 45 Tagen. In bestimmten Branchen werden diese jedoch merklich überschritten. Die Sektoren mit den höchsten DSO sind das Baugewerbe, die Elektronikbranche sowie der Maschinenbau mit mehr als 80 Tagen.

Mögliche Gründe für hohe DSO

Die Gründe für hohe DSO sind vielfältig. Mögliche Ursachen für hohe Außenstandstage können sein:

• Die Kunden sind nicht fähig oder nicht willens, ihren Zahlungsverpflichtungen pünktlich nachzukommen.
• Sie räumen Ihren Kunden ungewöhnlich hohe Zahlungsfristen ein.
• Der Rechnungsstellungsprozess und / oder das Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen sind verbesserungswürdig.
• Ihr Kundenportfolio muss als riskant gewertet werden. Das kann an einer starken Konzentration Ihrer Schuldner liegen oder auch daran, dass Sie vornehmlich Geschäfte mit Unternehmen machen, die eine hohe Machtposition haben und folglich lange Zahlungsfristen verlangen können.

So können Sie Ihre DSO verbessern: 4 Tipps

Ebenso wie es mehrere Ursachen für hohe DSO gibt, gibt es auch unterschiedliche Möglichkeiten, um diese zu verbessern. Wir haben 4 Tipps für Sie, um Ihre Days Sales Outstanding zu senken:

Tipp 1: Prüfen Sie, mit wem Sie Geschäfte machen

Machen Sie nur Geschäfte mit Kunden, bei denen Sie sicher sind, dass diese ihre Verbindlichkeiten auch begleichen können. Dazu sollten Sie die Kreditwürdigkeit potenzieller Neukunden bereits im Voraus prüfen.

Tipp 2: Stärken Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess

Um eine niedrige DSO zu erreichen, bedarf es einer einwandfreien Rechnungsstellung. Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen pünktlich ausgehen, alle notwendigen Informationen enthalten und fehlerfrei sind. Durch eine exakte Rechnungsstellung machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich, offene Rechnungen schnell zu bezahlen.

Tipp 3: Verbessern Sie Ihr Forderungsmanagement

Eine effiziente Zahlungsüberwachung ist essenziell, wenn es darum geht, seine DSO zu verbessern. Erinnern Sie Kunden sofort an offene Rechnungen, sobald das Zahlungsziel überschritten wurde. Kommunizieren Sie dabei klar und deutlich, ohne Ihre guten Kundenbeziehungen zu gefährden. Nehmen Sie dazu bei Bedarf einen externen Dienstleister in Anspruch.

Tipp 4: Nutzen Sie Factoring

Factoring ist eine der effizientesten Lösungen, um die Stabilität Ihrer DSO zu gewährleisten. Sicherlich kennen auch Sie den Zwiespalt: Finanziell gesehen ist es zwar gut, die Zahlungsziele möglichst kurz zu halten. Um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und Sie für potenzielle Neukunden attraktiver zu machen, sind längere Zahlungsfristen jedoch wichtig. Mit Factoring begegnen Sie diesem Problem angemessen. Factoring ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden lange Zahlungsfristen einzuräumen, ohne selbst auf die pünktliche Zahlung der Schuldner angewiesen zu sein.

Beim Factoring verkaufen Sie Ihre offenen Forderungen an einen Factoringdienstleister, den sogenannten Factor. Dieser überweist Ihnen die ausstehende Summe unmittelbar nach Rechnungsstellung auf Ihr Konto, was sich positiv auf Ihren Cashflow auswirkt, Ihre Eigenkapitalquote erhöht und Ihnen frische Liquidität beschert.

Je nach Factoring-Vertrag profitieren Sie von vielen attraktiven Zusatzleistungen. So übernimmt Ihr Factor bereits die initiale Bonitätsprüfung potenzieller Neukunden für Sie. Auch das Forderungsmanagement fällt in den Aufgabenbereich des Factors, was Ihnen Zeit, Energie und Geld spart. Im Rahmen des echten Factorings trägt Ihr Factor zudem das Zahlungsausfallrisiko für Sie. Sie sind also für den Fall versichert, dass eine offene Forderung gar nicht mehr eingetrieben werden kann.

Ihre DSO auf einen Tag reduzieren – das klingt unmöglich? Nicht mit Factoring! Kontaktieren Sie uns jetzt, wenn Sie sich für die Finanzierungsalternative Factoring interessieren. Wir informieren Sie gerne über die vielfältigen Möglichkeiten!

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